nieuws

Lastig overstappen naar digitaal vergaderen

Vergaderen

Onhandig, inefficiënt en onnodig: printen, ordenen en kopiëren van vergaderstukken. En het hóéft tegenwoordig ook niet meer, want het kan immers papierloos! Simpel zat toch? Je werkgever stelt gewoon iPads beschikbaar of laptops. Klaar is kees. Maar zo eenvoudig is het niet… Diana van Riel, directeur van trainings- en adviesbureau Rieel-organisatieverbeteringen, stuurt grote secretariaten aan […]

Onhandig, inefficiënt en onnodig: printen, ordenen en kopiëren van vergaderstukken. En het hóéft tegenwoordig ook niet meer, want het kan immers papierloos! Simpel zat toch? Je werkgever stelt gewoon iPads beschikbaar of laptops. Klaar is kees. Maar zo eenvoudig is het niet…

Diana van Riel, directeur van trainings- en adviesbureau Rieel-organisatieverbeteringen, stuurt grote secretariaten aan en geeft leiding aan verbetertrajecten. Een tablet krijgen van de baas is leuk, zegt zij, maar het gebruik ervan valt toch vaak tegen. De handigheid om met pen aantekeningen te maken op papieren stukken is moeilijk uit te bannen. Luisteren en praten terwijl je moet typen, blijkt een stuk lastiger. “Ik ken een bedrijf waar het project is mislukt en de tablets tegen een vriendenprijsje aan het personeel werden aangeboden om thuis te kunnen gebruiken.”

Weerstand

“Papierloos vergaderen is een nieuwe manier van werken, daar is altijd weerstand tegen,” zegt Martin Sterenberg van vergadertool iBabs. Daarnaast zijn mensen onzeker over de veiligheid van het systeem. “Het is een vaardigheid die je moet aanleren, dat valt of staat met goede begeleiding.”

Veilig en simpel

Daarbij is het belangrijk dat iedereen mee doet, meent Rens Groeneveld van het vergadersysteem OurMeeting. “Als slechts een aantal deelnemers digitaal werkt en de rest om een papieren versie vraagt, betekent dat dubbel werk voor het secretariaat. Vergaderdeelnemers moeten gefaciliteerd worden. Als het niet werkt wordt het terzijde geschoven, het systeem moet veilig zijn en super simpel.”

Expert

Ook is het noodzakelijk op de hoogte te zijn van alle mogelijkheden en toepassingen, om echte tijdwinst te maken. Wil je in één dag zelf die digitale expert worden? Bekijk dan eens de training Powersecretaresse digitaal.

Online/offline

Afhankelijkheid van internet is nog onhandig bij het vergaderen met de tablet, zegt Diana van Riel. “Als de verbinding hapert kun je niet bij je documenten. Op externe locaties heb je vaak te maken met gratis wifi met alle beveiligingsproblemen van dien. Dan moet je ervoor kiezen de documenten fysiek op je tablet te zetten en ze er na de vergadering weer af te halen. Een omslachtige, tijdrovende klus.” De tools iBabs en OurMeeting zouden echter ook offline te gebruiken moeten zijn.

Apps

Papier tijdens vergaderingen heeft zijn beste tijd gehad, meent Diana van Riel. “Over tien jaar overleggen we allemaal papierloos. Er zullen steeds betere technieken komen, betere apps, en dan zullen de nadelen van papierloos minder worden.”

Deze apps voor vergaderen en notuleren kunnen goed van pas komen.

Lees het complete interview over Het Nieuwe Vergaderen in Management Support Magazine oktober 2014.

Reageer op dit artikel