nieuws

Tips van doorgewinterde notulisten

Vergaderen

Vergaderingen verlopen soms chaotisch. Hoe zorg je als notulist toch voor een goed verslag? Vier doorgewinterde notulisten vertellen over hun ervaringen. Ze geven je de tips, de trucs en de valkuilen.

Tips van doorgewinterde notulisten

Natuurlijk, de meeste vergaderingen verlopen ordelijk en gestructureerd. Maar wat doe je als er een vurige discussie ontstaat? Hoe houd je het overzicht? En wat doe je als mensen in hun emotie dingen zeggen waar ze achteraf spijt van krijgen? Petra van Hoorn, notulist van hét Notulistenteam, vertelt dat ze dit soort situaties regelmatig meemaakt. “Professionele notulisten worden vaak ingeschakeld als er problemen zijn. Opdrachtgevers zien het als een voordeel dat we onafhankelijk zijn.”

Scherp zijn

“Het allerbelangrijkste is: scherp zijn,” zegt Majne van de Merwe van het notulistenbureau Rosenbaum Select. “Luister en kijk goed wat er gebeurt. Neem dat in je op.” Ze vindt het een beginnersfout om tijdens de vergadering alles klakkeloos op te schrijven. Ze noteert alleen de dingen die echt relevant zijn. Tijdens vurige, ingewikkelde discussies stopt ze zelfs helemaal met schrijven, zodat ze heel geconcentreerd kan luisteren en de situatie kan observeren. “Ik luister niet alleen. Ik probeer ook te achterhalen waar het werkelijk om draait in het gesprek. Wat probeert iemand duidelijk te maken? Welk belang heeft hij of zij daarbij? Of: waarom voelt iemand zich aangevallen?” Ze wordt wel eens aangesproken op haar luisterende houding. Ze krijgt dan opmerkingen zoals ‘Heeft u dat?’ “Dan knik ik even. Soms gebruiken deelnemers van vergaderingen stevigere bewoordingen, zoals ‘U moet dit wel noteren, want dit is écht héél érg belangrijk’. Daar zeg ik vaak iets van na de vergadering. Ik leg uit dat ik juist scherp de discussie aan het volgen was en dat het niet prettig is om aangesproken te worden, omdat het me uit mijn concentratie haalt.” Na de discussie vat ze het gesprek in een paar zinnen samen.

Snel typen

Jacqueline Smits, notulist van Het Notuleercentrum, heeft een andere strategie. Ook zij noteert tijdens vergaderingen alleen de relevante zaken. Maar tijdens discussies waarin argumenten elkaar snel opvolgen, schrijft ze juist alles op. “Ik kan snel blind typen. Dus ik type bijna letterlijk mee met wat er gezegd wordt. Intussen ben ik ook continu aan het observeren.” Het komt wel eens voor dat ze bij ingewikkelde discussies niet meteen precies begrijpt wat mensen zeggen of bedoelen. “In het begin kon ik daarover in paniek raken. Inmiddels weet ik dat ik me geen zorgen hoef te maken. Eenmaal thuis, als ik de aantekeningen nog een keer doorlees, kom ik er altijd uit.” Ze zoekt wel eens dingen na op internet, zodat ze de achtergronden beter begrijpt. En ze heeft altijd een geluidsopname als back-up. Maar het is vrijwel nooit nodig om deze te beluisteren. “Na een vergadering kijken mensen mij wel eens bezorgd aan,” vertelt Smits. “Ze vragen dan ‘Ging het niet te snel?’ of ‘Was het wel te volgen?’ Ik stel ze gerust en ik laat niet merken dat ik het ingewikkeld vond, want ik weet dat het wel goed komt.”

Grote lijn

Mensen kunnen, in de vurigheid van een discussie, door elkaar heen praten, waardoor ze moeilijk verstaanbaar zijn. Christine van Spanning, notulist van Alt-Tab Bedrijfsondersteuning, zegt dat dat niet vaak voorkomt. “Er zijn wel eens momenten dat het wat rommelig wordt. Meestal wordt dat in de kiem gesmoord. Er is altijd wel iemand die dan zegt ‘Even centraal!’ Mochten mensen moeilijk te volgen zijn, op een belangrijk moment in de vergadering, dan noteer ik de tijd van mijn opnameapparaat. Zo kan ik dat ene moment later terugluisteren.”
Van Hoorn voegt daaraan toe dat mensen op rommelige momenten meestal geen belangrijke dingen zeggen. “Ze dwalen af of zeggen dingen die niets met het onderwerp te maken hebben. Het gaat mij om de grote lijn. Dus vaak kan ik de rommelige momenten weglaten.”
Alle vier de notulisten zeggen vrijwel nooit iets tijdens een vergadering. Ze stellen eventuele vragen na de vergadering. Bij hoge uitzondering, bijvoorbeeld als de deelnemers van het hoofdonderwerp afdwalen, vraagt Van de Merwe de voorzitter weleens achter haar hand om in te grijpen of samen te vatten. Ook Smits heeft dat wel eens gedaan. “Of ik maak even oogcontact met de voorzitter. Dat helpt ook. Het belangrijkste is dat je rustig blijft en dat je je niet mee laat slepen in de chaos. Zo houd je het overzicht.”

Meer tips van deze notulisten?

In de nieuwste editie van Management Support staat een uitgebreid artikel met tips.

Verdieping

Notuleren? Dat kun je uitbesteden
Notuleren met de laptop
Handboek Notuleren
Effectief werken met de iPad [training]

Reageer op dit artikel