nieuws

E-mail tijdens vergadering

Vergaderen

E-mail checken en beantwoorden met de smartphone is dé afleiding tijdens vergaderingen. Nu zijn de voordelen van e-mailen legio, maar het kan ook afleidend werken – bijvoorbeeld tijdens een vergadering – en zorgen voor een hoge werkdruk. Tijdens vergadering E-mail tijdens vergadering lezen? Het gebeurt. Robert Half, arbeidsbemiddelaar op het gebied van financiële en administratieve professionals, hield […]

E-mail checken en beantwoorden met de smartphone is dé afleiding tijdens vergaderingen. Nu zijn de voordelen van e-mailen legio, maar het kan ook afleidend werken – bijvoorbeeld tijdens een vergadering – en zorgen voor een hoge werkdruk.

Tijdens vergadering

E-mail tijdens vergadering lezen? Het gebeurt. Robert Half, arbeidsbemiddelaar op het gebied van financiële en administratieve professionals, hield een onafhankelijk onderzoek onder 200 Nederlandse HR-managers in 2014. Hieruit blijkt dat 71% van de Nederlandse HR-managers zegt dat medewerkers regelmatig mailtjes beantwoorden tijdens vergaderingen. De meningen zijn verdeeld over de vraag of e-mailen tijdens een vergadering acceptabel is of niet: 23% stelt dat dit onaanvaardbaar is en dat smartphones en andere mobiele apparaten tijdens een vergadering uitgeschakeld horen te zijn en/of helemaal niet in de vergaderzaal thuis horen. Bijna de helft (45%) vindt het dan weer aanvaardbaar als werknemers tijdens een vergadering mails lezen en beantwoorden, maar alleen als het bericht dringend is.

Vergaderetiquette

“Bij elk bedrijf geldt een andere vergaderetiquette, maar over het algemeen is het aan te raden om geen e-mails te lezen en te beantwoorden tijdens een meeting”, vertelt Stephan Renken, Directeur Robert Half Nederland. “Door te mailen tijdens een vergadering geef je niet alleen het signaal dat je niet geïnteresseerd bent in wat er wordt verteld, maar je loopt ook het risico om een stuk van de inhoud te verliezen. Actief deelnemen aan vergaderingen toont je betrokkenheid en verhoogt bovendien de productiviteit en eenheid binnen een team en bedrijf als geheel.”

E-mailloze vrijdag

Morgen is het e-mailloze vrijdag, een initiatief dat ons bewust maakt van de enorme stroom e-mails die wij dagelijks ontvangen (182.000.000.000 berichten wereldwijd*). De initiatiefnemers van e-mailloze vrijdag, een aantal professionele organizers en trainers, pleiten dan ook voor minder e-mail om de efficiëntie op de werkvloer te verhogen.

Tips voor je manager (of voor jou)

  • Zet een out-of-office aan als je een vergadering in gaat, zo weet iedereen dat je even niet bereikbaar bent en ook niet kan antwoorden.
  • Breng collega’s op de hoogte en vraag hen eventuele dringende zaken over te nemen.
  • Schakel het geluid van je telefoon uit en leg je toestel weg.
  • Wanneer een mail of een telefoontje niet kan wachten, excuseer je dan en stap even naar buiten.

www.werkdrukverlager.nl

Jouw mening

Hoe is dit bij jou in de organisatie? Zit de helft van de vergaderaars ook met de blik op de smartphone? Of worden mobiele apparaten geweerd? Laat het ons weten!

Reageer op dit artikel