vraag & antwoord

Goedkeuring verslag: zo pak je dit aan in je notulen

Vergaderen

Bij veel vergaderingen staat het agendapunt Goedkeuring verslag op de agenda. Bij dit agendapunt wordt het verslag van de vorige vergadering besproken. De meeste voorzitters stellen dan de vraag: wie heeft er iets op te merken over pagina 1, pagina 2?

Goedkeuring verslag: zo pak je dit aan in je notulen

Normaal gesproken worden er wat opmerkingen gemaakt. In het slechtste geval ontstaat er een ellenlange discussie. De voorzitter moet in zo’n geval de spreker afkappen en het punt afronden. Het doel van het agendapunt is het verslag van de vorige vergadering goed te keuren, zodat de hele groep verantwoordelijk is voor de inhoud. Ook al zijn er nog zo veel opmerkingen, uiteindelijk wordt het verslag goedgekeurd.

Hoe pak je dit agendapunt echter aan bij de uitwerking van je aantekeningen?

Het agendapunt Goedkeuring verslag bestaat uit 3 delen:

2.1 Redactioneel
2.2 Opmerkingen naar aanleiding van het verslag
2.3 Behandeling actiepuntenlijst

Er zijn maar weinig voorzitters die vragen naar de redactionele opmerkingen of de opmerkingen n.a.v. het verslag.

Als notulist moet jij structuur aanbrengen in je aantekeningen.

Redactioneel

Bij 2.1 Redactioneel noteer je opmerkingen over de inhoud van het verslag. In redactioneel zit het woord redactie (punten en komma’s). Je hebt bijvoorbeeld een naam of een bedrag verkeerd getypt. Het kan ook zo zijn dat je een spreker verkeerd begrepen hebt. We zijn tenslotte allemaal mensen…

Opmerkingen naar aanleiding van het verslag

Bij 2.2 noteer je de opmerkingen naar aanleiding van het verslag. Dat is extra informatie, ten tijde van de vergadering was deze informatie niet bekend. Er wordt bijvoorbeeld in het verslag gesproken over een afdelingsuitje. Nu ben je 2 weken verder en weet je dat de hele afdeling op vrijdag 1 december naar een musical in Scheveningen gaat. Dat noteer je dan bij 2.2 Opmerkingen n.a.v.

Actiepuntenlijst

Als je met een actiepuntenlijst werkt, moet de voorzitter die ook bespreken. Bij 2.3 wordt de actiepuntenlijst besproken. Acties die voltooid zijn, haal je van de lijst. Bij acties die nog niet afgerond zijn, verander je de datum in de kolom Wanneer.

Doel is: verslag goedkeuren

Het doel van dit agendapunt is dus het verslag goed te keuren. Dat voer je in onder de redactionele opmerkingen. Je noteert dan Het verslag wordt goedgekeurd.
Ik vind het zelf altijd prettig om mijn aantekeningen te printen en mee te nemen naar de vergadering. Stel je voor dat een deelnemer zegt dat de formulering in het verslag niet klopt. Als je geen aantekeningen meer hebt, heb je geen bewijs. Nu kun je de voorzitter je aantekeningen geven en dan bepaalt de hele groep wie er gelijk heeft. We kunnen ons natuurlijk vergissen, maar soms wordt er een vervelend spelletje gespeeld ten koste van de notulist.

Auteur Marjolein de Jong | Zij geeft onder meer de training Effectief notuleren op de laptop en schreef het boek Notuleren, zo doe je dat.

Aan de slag

Verdiep je in het Handboek Notuleren of ga zelf aan de slag in de training Effectief notuleren op de laptop, Notuleren in Excel of Notuleren in een handomdraai.

 

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels