Vergaderlocaties

Vergaderlocaties regelen: het lijkt zo makkelijk, maar in de praktijk komt er veel bij kijken. Is de vergaderlocatie goed bereikbaar? Is er voldoende parkeergelegenheid? Is er voldoende apparatuur aanwezig? Op deze pagina een overzicht met handige tips.

Vergaderlocatie selecteren

Voor een vergadering op locatie kun je door het hele land vergaderruimtes vinden. Maar wordt het een hotel, een boot of een kasteel? Midden in de stad of in een buitengebied? Bij het kiezen van de juiste locatie is het belangrijk dat je denkt vanuit het oogpunt van je gasten. Houd rekening met zaken als aanrijroutes, parkeergelegenheid en aanwezige toiletten.
Ook de sfeer en uitstraling van een locatie en de capaciteiten en mogelijkheden van de ruimten zijn belangrijk om rekening mee te houden. Lees hier een handige checklist met alle zaken waar je op moet letten. En dit artikel Vergaderlocatie boeken: tips van assistants biedt veel inzicht.

Populairste vergaderlocaties

Boerderijtjes zijn op dit moment het meest populair als vergaderlocatie. Ze zijn zelfs meer in trek dan conferentiehotels. “Een boerderij huur je namelijk exclusief”, verklaart Diana Hofs van Buitenbusiness in Management Support Magazine. “Boerderijen worden vaak gebruikt voor meerdaagse vergaderingen en trainingen. De bijzondere band die je dan opbouwt neem je mee terug naar je bedrijf.”
Tegenwoordig zijn er ook genoeg mogelijkheden om een vergadering te combineren met een arrangement, bijvoorbeeld uitwaaien in een speedboot in de Rotterdamse haven, als co-piloot meevliegen in een Boeing (flight simulator) of werken met honden of paarden.

Inkoop

Als je een lijstje hebt gemaakt met leuke vergaderlocaties, begint het proces pas. Nu is het tijd om te gaan selecteren. Vraag informatie en offertes aan, vergelijk de voor- en nadelen van verschillende locaties met elkaar en kies voor een bepaalde locatie. Ook heel belangrijk: vergeet niet te onderhandelen over de condities en voorwaarden. Wie weet sleep je er nog een leuke deal uit. Meer weten over het inkoopproces? Lees dan dit stappenplan.

Vergaderopstellingen

Bij het vastleggen van de vergaderruimte moet je rekening houden met de voorbereidingstijd en de eindtijd. Neem de tijd ruim vanwege mogelijke uitloop. Verder is het belangrijk om de benodigde apparatuur en presentatiemiddelen te reserveren. Geef ook de gewenste vergaderopstelling door aan de locatie. De tafels hoeven niet per se in een blok te staan, het is bijvoorbeeld ook leuk om eens te kiezen voor de cabaret-opstelling of de theater-vorm. Inspiratie nodig? 

Checklist vergaderlocatie

Voor het overzicht heeft Management Support twee complete checklisten gemaakt met overzichten van alle zaken waar je rekening mee moet houden als je een vergaderlocatie reserveert. De checklisten staan in de Vakbase. Zie:

Alternatieve vergaderingen

Een vergadering op locatie is niet altijd nodig of mogelijk. Als alternatief kan je bijvoorbeeld kiezen voor een lunchvergadering. Door de informele sfeer komen mensen vaak wat losser, de combinatie van vergadering en lunch is efficiënt en leidt tot meer productieve uren en zo’n vergadering beïnvloedt de sfeer positief.

Telefonisch vergaderen is handig voor korte besprekingen of wanneer het vanwege botsende schema’s niet lukt om een ‘live’ vergadering in te plannen. Zo’n telefonische vergadering vergt wel wat voorbereiding. Stuur mededelingen en technische opmerkingen over de notulen bijvoorbeeld alvast van tevoren per mail. Lees hier tien tips voor telefonisch vergaderen.  

Accommodatiegids 2017

Op zoek naar een nieuwe vergaderlocatie? Laat je inspireren door Management Support Accommodaties. Op de website kun je zoeken op plaats, provincie en naam en direct een boekingsverzoek indienen.

Je kunt hier ook de online accommodatiegids 2017 doorbladeren met een overzicht van de nieuwste vergaderlocaties.

(Nog) meer weten?

Download hier gratis het e-book ‘Vergaderingen… regel je zo’.