blog

Zo ga je om met situaties waarop je geen invloed lijkt te hebben

Taal en communiceren

Zo ga je om met situaties waarop je geen invloed lijkt te hebben

Collega’s die altijd te laat zijn, besluiten die van hogerhand worden genomen: we hebben op werk allemaal te maken met omstandigheden waar we geen invloed op lijken te hebben. Trainer en coach Colinda Mertens legt uit hoe je daar goed mee omgaat.

Er is een gezegde: Change what you can’t accept and accept what you can’t change. Dat klinkt allemaal heel mooi, maar hoe doe je dat nu, iets accepteren wat je niet kunt veranderen? Als we dit gemakkelijk zouden kunnen, hadden we het al lang gedaan.

Vooral managementondersteuners voelen zich vaak zeer betrokken op hun werk. Daardoor hebben ze moeite met het accepteren van omstandigheden waar ze geen invloed op hebben. Betrokkenheid is namelijk een persoonlijke waarde, maar kan ook een kernwaarde zijn, en komt daardoor van binnenuit.

We hebben ook hart voor de zaak. Als we dan bijvoorbeeld zien dat er bepaalde dingen gebeuren die ten koste gaan van de cliënten of de kwaliteit van ons werk en we hebben hier geen invloed op, dan kunnen we dit moeilijk accepteren.

Betrokkenheid is dus een mooie eigenschap, maar het kan dus juist door deze eigenschap zijn dat we extra moeite hebben met het omgaan met omstandigheden op het werk waar we geen invloed op hebben.

Tóch is er een manier waarop we kunnen omgaan met zulke omstandigheden op ons werk.

Focus op wat wél mogelijk is

Kijk eens naar wat er wél kan en dus op welk deel van de omstandigheid we wél invloed hebben. Op welk deel of welke delen van het probleem, de situatie of de omstandigheid hebben we wél invloed? Wat de omstandigheden namelijk ook zijn, er is bijna altijd wel iets waar we wel degelijk invloed op hebben.

Laat ik een voorbeeld geven. Stel dat er ontslag voor je dreigt. Of we uiteindelijk wel of geen ontslag krijgen, daar hebben we geen invloed op. Maar waar we wel invloed op hebben is de uitvoering van ons werk. Als we dat goed doen, is de kans altijd iets groter dat we kunnen blijven dan als we er met de pet naar gaan gooien. Maar ook door een gesprek met onze leidinggevende aan te vragen en aan te geven dat we bereid zijn om cursussen of een opleiding te volgen, of dat we openstaan voor een eventuele andere functie. Tegelijkertijd kunnen we ondertussen rondkijken naar een andere baan.

Door ons te richten op datgene waar we wel invloed op hebben, kiezen we voor proactief handelen in plaats van reactief handelen. Daardoor voelen we ons ook gelijk geen slachtoffer meer, want we nemen de regie en de verantwoordelijkheid voor dat waar we wél invloed op hebben.

Het gesprek aangaan

Maar wat als het gaat om het gedrag van bijvoorbeeld een collega? Stel dat een collega iedere ochtend te laat op werk komt. Of deze collega nu wel of niet op tijd op het werk verschijnt, daar hebben we geen invloed op. Wat we echter wél kunnen doen is een gesprek hierover aangaan. Dan kunnen we eerst aangeven wat de feiten zijn, namelijk dat we hebben gemerkt dat hij/zij regelmatig ’s ochtends te laat komt. Vervolgens kunnen we aangeven dat we hier last van hebben en vragen hoe we hier in het vervolg mee om kunnen gaan.

Door in gesprek te gaan nemen we weer de regie en handelen we proactief. Als we dan ook echt luisteren naar deze collega, kan het zomaar zijn dat we te horen krijgen wat de reden is van het te laat komen. Dan kunnen we in gesprek gaan over mogelijke oplossingen, zoals andere werktijden. Als we hier dan samen aan uitkomen, kan dit worden voorgelegd aan onze leidinggevende. Door ons uit te spreken en het gesprek aan te gaan, hebben we dus wél invloed op het gedrag van anderen.

Besluiten van hogerhand

Maar wat als het gaat om iets definitiefs, zoals een besluit dat al door hogerhand is genomen? Ook dan kunnen we altijd een gesprek aangaan met de betreffende personen. In dit geval dus met de directie of het bestuur. Dan kunnen we aangeven dat we het jammer vinden dat deze besluiten van hogerhand genomen zijn, zonder hierbij betrokken te zijn geweest. Dat we ook ideeën hierover hebben en dat we het jammer vinden dat hier niet naar is gevraagd, en deze ideeën in de besluitvorming dus niet konden worden meegenomen.

Opleidingsgids 2020

Opleidingsgids 2020

Dat wil niet zeggen dat er daadwerkelijk iets mee zal worden gedaan, maar we hebben in ieder geval onze mening hierover gegeven. We hebben namelijk altijd invloed op wat we zeggen en tegen wie. Dus ook in dit geval nemen we de regie en handelen we proactief door ons uit te spreken.

Denk maar eens aan de gevolgen als we dit niet doen. Stel dat we reactief handelen en denken: het besluit is toch al genomen. Wat als we ons niet uitspreken tegen de juiste personen? De kans is groot dat we dan onze onvrede gaan uitspreken tegen de verkeerde personen. Als ons namelijk iets hoog zit, willen we het toch kwijt. Dan kunnen we ons beter uitspreken richting de juiste personen, ook al is dit bijvoorbeeld de top van de organisatie.

Loslaten in ministapjes

Als we dan alles hebben gedaan aan de zaken waar we toch invloed op hebben, hoe laten we dan de dingen los waar we écht geen invloed op hebben?

Door steeds te kijken hoe we iets al 1 procent kunnen loslaten. Door te kijken naar wat we nodig hebben om dit al een heel klein beetje los te kunnen laten. Een ministapje. Waar we onze aandacht op richten, groeit. Als we ons richten op hoe we iets al een klein beetje kunnen loslaten, zal dit ons steeds makkelijker afgaan.

Ten slotte nog even het volgende. Het is niet wat we willen horen, maar vaak kunnen we juist leren van omstandigheden die niet goed gaan. Denk maar eens aan eerdere ervaringen in je leven die je niet als bepaald prettig hebt ervaren. Waarschijnlijk heb je hier wel veel van geleerd. Daardoor weten we ook vaak wat we niet (meer) willen.

Over Colinda MertensColinda Mertens

Na 25 jaar gewerkt te hebben in diverse ondersteunende functies waaronder office manager, coördinator bestuurssecretariaat en bestuurssecretaresse, heeft Colinda in 2014 Happy Assistant opgericht. Door middel van trainingen en coaching leert zij managementondersteuners hoe je topondersteuning kunt verlenen met plezier en tóch op tijd klaar kunt zijn met je werk.

Verder werken aan jouw vaardigheden? Bekijk alle opleidingen van Management Support.

Reageer op dit artikel