checklist

Nieuwe huisstijl: introductie in de organisatie

Taal en communiceren

Hoe zorg je voor een soepele medewerking van je collega’s als je een nieuwe huisstijl introduceert?

Toverwoord hier is: draagvlak. Draagvlak creëer je door van tevoren ondersteuning en goedkeuring te krijgen voor de huisstijl die je wilt introduceren. Dan kun je zonder tegenwerking het huisstijlhandboek aanbieden én je collega’s aan de regels houden.

Draagvlak creëren: tips

Meedenken en inspraak

Laat collega’s meedenken
Laat medewerkers meebeslissen en beloon goede ideeën. Schrijf bijvoorbeeld een wedstrijd uit.

Inspraak voor iedereen
Inventariseer wensen en ideeën door medewerkers van tevoren te interviewen of te enquêteren. Zo kun je aftasten wat ze vinden van een andere huisstijl en kom je wellicht op nieuwe gedachten. Je kunt ook problemen voorleggen zodat iedereen kan meedenken over een oplossing. Een inspraakronde kan ook: zo kan men in een groep discussiëren.

Richt een werk- of projectgroep op
De groep bestaat uit vertegenwoordigers van alle afdelingen. Zo maak je het draagvlak groter en krijg je tips uit verschillende specialisaties. De projectleden zijn automatisch de ambassadeurs van de nieuwe stijl. Je kunt ook op een gezamenlijk plan uitkomen door een werkconferentie te houden en met zijn allen te brainstormen.

Plannen communiceren

Leg plannen in de week
Door de huisstijlplannen in de week te leggen kunnen je collega’s aan het idee wennen. Laat steeds de voortgang weten via bijvoorbeeld het intranet.

Laat plannen bezinken
Ruim tijd in om de plannen te laten bezinken. Zo wordt de nieuwe huisstijl gemeengoed en is de schrijver van de plannen niet de enige verantwoordelijke. En zo krijgt men niet de kans zich als slachtoffer van te snel opgelegde regels te gedragen.

Luister en onderhandel
Luister naar verschillende partijen, bijvoorbeeld de ondernemingsraad, en vraag om reacties. Als een bepaalde afdeling bezwaren heeft, probeer dan te onderhandelen. Laat ze meedenken over verschillende oplossingen. Vaak is de eerstgenoemde reden voor het bezwaar niet de werkelijke reden. Vraag dus dóór en zeg een goede begeleiding toe als men bang is dat men niet met de nieuwe stijl zal kunnen werken.

Doe verslag
Hou mensen op de hoogte door te berichten over de voortgang: via werkoverleg, personeelsblad, een speciale ‘huisstijlcirculaire’, intranet en de internetsite.

Medestanders vinden en houden

Begin bovenaan
Zorg vooral dat managers overtuigd raken van de voordelen van de huisstijl en dit uitdragen aan de mensen die onder hen vallen. Mis je hun steun, dan wordt het lastig de andere medewerkers gemotiveerd te houden. Zorg dus voor steun van bovenaf. En lobby voor medestanders om uit te dragen hoe mooi de nieuwe stijl wordt.

Kleed het aan
Zorg dat het verhaal van de symboliek of betekenis van de nieuwe huisstijl verteld wordt. Waar staat het logo voor? Wat is de achtergrondgedachte? Of zoek een leuke naam voor het personeelsblad dat aansluit bij de naam van de organisatie maar ook een knipoog bevat. Dit draagt bij aan de acceptatie.
En presenteer de afgeronde huisstijl tijdens een personeelsfeestje of andere feestelijke gelegenheid en geef de medewerkers een pakketje mee met wat spulletjes met de huisstijl erop.
Je kunt ook prijzen uitloven voor degenen die de meest creatieve uiting maken – binnen de huisstijlregels – die de gewenste identiteit uitstraalt.

Richt een helpdesk op
Zo weten de medewerkers waar ze met vragen terecht kunnen en waar ze aanvullende ideeën en kritische reacties kunnen melden.

Huisstijldragers
Boek: Ontwikkel een handboek voor je huisstijl
Training: Ontwikkel een handboek huisstijl

Reageer op dit artikel