checklist

De valkuil van verklaren

Taal en communiceren

Hoe je proactief kunt antwoorden op een collegiale vraag

Een collega stelt je de vraag of je een taak wilt overnemen en jij zegt ‘nee’ als je er geen tijd voor hebt. Klinkt simpel, maar omdat je iemand niet teleur wilt stellen, ga je omstandig uitleggen waarom je er geen tijd voor hebt. Dit in de hoop dat je collega begrijpt waarom je het niet doet. Je valt in de valkuil van verklaren.
Herkenbaar?
Waarschijnlijk wel: veel secretaressen geven aan dat ze het moeilijk vinden een duidelijk antwoord te geven. Maar onderbouwen waarom je iets niet kunt, kost onnodig veel tijd en je collega zit er niet op te wachten.
Als je proactief communiceert, ben je veel effectiever en efficiënter:

  • Verplaats je in de vraag van je collega. Wat is het probleem? Wat is precies de bedoeling? Hoeveel tijd gaat het kosten? Vraag door.
  • Neem ook je eigen taken serieus. Wat moet snel af en wat kan wachten?
  • Zoek samen naar een oplossing en schakel zo nodig en zo mogelijk iemand anders erbij in.

Gesprekstechnieken: luisteren
Wat zijn de voor- en nadelen van een secretaressepool?
Wat kan ik doen als ik te weinig uitdagend werk heb?
Boek: Sterk staan door proactief communiceren
Training: Proactief functioneren

Reageer op dit artikel