checklist

E-mails opstellen: 8 aandachtspunten

Taal en communiceren

Voor brieven en e-mails gelden vrijwel dezelfde regels, alleen het medium verschilt. Hier volgen enkele aandachtspunten bij het opstellen van een mail.

1) Is het doel van de e-mail duidelijk: wat wil je bereiken?

2) Heb je alle belangrijke en voor de ontvanger relevante informatie verwerkt?

3) Maak onderscheid tussen ontvangers:
– Aan: de persoon van wie je actie verwacht
– CC: aan de personen van wie je zeker weet dat ze ontvangst van het bericht op prijs stellen
– BCC: probeer deze vorm te vermijden

4) Heb je een eventueel attachment bijgesloten?

5) Zijn er zaken die je extra wilt benadrukken?

6) Wil je dat de geadresseerde een actie onderneemt en heb je dit ook duidelijk vermeld? Neem in je mail zinnen op als:
– Zonder tegenbericht…
– Graag reageren vóór…
– Opmerkingen of correcties kunt u sturen tot…
– Reacties na … kunnen niet meer in behandeling worden genomen.

7) Heb je de termijn(en) waarbinnen gereageerd moet worden, duidelijk gemeld?

8) Wees helder:
– behandel per e-mail één onderwerp,
– geef een duidelijke onderwerpbeschrijving,
– geef al in het onderwerp aan wat voor soort e-mail je stuurt (vraag, ter informatie, actie, urgent).

Zeven irritante e-mailgewoontes
E-mailprotocol opstellen
CC’s in een andere kleur (tip!)
Een e-mailing in 10 stappen
Boek: Secretaresse als informatiemanager
Training: Secretaresse als gatekeeper

Reageer op dit artikel