checklist

Smoelenboek voor externe communicatie

Taal en communiceren

Tips voor als je een smoelenboek wilt inzetten in externe communicatie

Voor veel relaties en klanten is een bedrijf iets vaags en afstandelijks. Ook de medewerkers zijn vreemden. Je kunt die afstand verkleinen door medewerkers een gezicht te geven. Dat kan door een zogenaamd smoelenboek op internet te zetten.

Welke gegevens zet je erin?

  • Foto: direct zichtbaar of aan te klikken.
  • Officiële naam: vermeld de officiële naam, met voorletters en eventuele titels. Dat is handig voor de lezer die een brief wil sturen of bijvoorbeeld een uitnodiging.
  • Voornaam: als de medewerker dit op prijs stelt en als het past binnen de organisatiecultuur.
  • Afdeling.
  • Bereikbaarheid:
    – telefoonnummer
    – mobiel telefoonnummer (als dit het beleid is)
    – e-mailadres
    – faxnummer
  • Functie en bevoegdheden:
    – functienaam
    – specialisaties
    – omschrijving wat hij/zij voor een klant kan betekenen
  • Overige informatie: afhankelijk van de bedrijfscultuur
    – persoonlijke en maatschappelijke informatie
    – carrière binnen en buiten het bedrijf
    – cv

Tips en aandachtspunten

  • Als je als medewerker een stukje over jezelf schrijft in de ik-vorm (of in de hij/zij-vorm), dan wordt het persoonlijk. Je wordt iemand van vlees en bloed. Vind je het lastig om dit stukje te schrijven, dan kun je je ook laten ‘interviewen’ door een collega.
  • E-mail kun je persoonlijker maken door onderaan een linkje op te nemen naar je profiel op internet. Je kunt een vast regeltje opnemen, bijvoorbeeld: ‘Ik stel me graag aan u voor. Bekijk mijn profiel op onze website.’
  • In plaats van een smoelenboek kun je ook een (zakelijke) pagina openen op één of meer sociale netwerken, zoals LinkedIn of Facebook. Ook is het mogelijk om een bedrijfsaccount te openen op een sociaal platform.
  • Is er al een extranet voor klanten? Dan is te overwegen om daar een uitgebreider smoelenboek te plaatsen voor de vaste klanten met meer informatie over bijvoorbeeld secretariaatsmedewerkers, accountmanagers, vertegenwoordigers en helpdeskmedewerkers.  
  • Vraag je af of alle medewerkers op internet moeten of een selectie van hen.
  • Is er eenmaal zo’n portrettengalerij, dan is het wel zaak om deze actueel te houden en in te zetten.

Hoe organiseer ik het maken van een smoelenboek?
Briefing van de fotograaf
Afspraken vastleggen met illustrator en fotograaf
Boek: Externe communicatie
Training: Bewust schriftelijk communiceren

Reageer op dit artikel