checklist

Etiquette voor e-mail

Taal en communiceren

E-mail kan stress geven: lange e-mails zonder duidelijke strekking, cc’tjes waarvan je niet weet waarom je die moet lezen, onvolledige mailtjes. Je inbox raakt voller en voller en je raakt gefrustreer

Een mailcultuur verander je weliswaar niet zo maar, maar je kunt wel een poging doen en het goede voorbeeld geven! Een inbox met korte, heldere mailtjes werkt veel prettiger. Je werk wordt leuker en je inbox raakt ook sneller leeg omdat je direct weet wat er van je gevraagd wordt. Een win-winsituatie. Dit kun je afspreken met collega’s:

Geen urgente zaken via mail
Als je urgente zaken per mail binnen ziet komen, dwingen je collega’s of leidinggevenden je in feite elke minuut je inbox te checken. Je kunt dan niet een half uur of zelfs maar een kwartier geconcentreerd aan een taak werken. Jammer van je productiviteit. Dringende zaken kun je beter per telefoon of face to face bespreken.

Helder onderwerp
Een helder onderwerp helpt bij het snel doorzien van de inhoud van een mailtje. ‘Wijziging’ is bijvoorbeeld onduidelijk, maar ‘MT-vergadering 1  februari verzet naar 10 uur’ is wel duidelijk. Zet in je mail ook de actie en een deadline, bijvoorbeeld ‘graag je reactie voor 4 februari’. Meld in ieder geval waarom je mailt: ‘vraag over kantoorvoorraad’, ‘ter info’, ‘actie gevraagd’.

Houd het kort
Probeer alle mailtjes te beperken tot vijf regels. Niet gelukt? Denk er dan eens aan om langs te lopen of te bellen. Lange e-mails worden slecht, of zelfs helemaal niet gelezen!

Eén onderwerp per mail
Als je in één mailtje meerdere vragen zet over verschillende onderwerpen, dan heeft de ontvanger een behoorlijke klus om die e-mail te beantwoorden. Beperk je mail tot één onderwerp.

Zuinig met CC en BCC
Spreek met elkaar af wanneer je wel en niet cc’t. Informatie die je niet nodig hebt, kost tijd en energie, en dat is jammer.

Antwoord niet meteen
Maar de volgende werkdag. Zo laat je mensen niet lang wachten op een antwoord. Maar je wekt ook niet de indruk dat je elk mailtje direct beantwoordt. Urgente dingen die direct antwoord of actie behoeven, kunnen beter via telefoon of face to face geregeld worden.

Voorkeuren
Iedereen heeft zijn eigen voorkeur van communiceren. Probeer daar rekening mee te houden, zeker als je iets voor elkaar wilt krijgen.

Tijd voor e-mailbeleid
Efficiënt e-mailen: baas in eigen inbox
Officetip: CC’s in een andere kleur
E-mail: vertaaltabel
Boek: Secretaresse als informatiemanager
Training: Manage je mailbox in Outlook

Reageer op dit artikel