checklist

Tweede herinnering betalen factuur

Taal en communiceren

Checklist waarmee je een tweede betalingsherinnering kunt schrijven

1.      Vermeld in de onderwerpregel het factuurnummer en eventueel de datum van de factuur.

–          Onderwerp: onze factuur 1435 van 8 januari 2011
–          Betreft: betalingsachterstand factuur 135 van 8 januari 2011

 2.      Vermeld dat het om een tweede herinnering gaat en dat er nog steeds niet betaald is.

–          Op onze eerder betalingsherinnering van factuur 1287 ad € 1.075,-  hebben wij helaas nog geen reactie gehad.
–          Eerder stuurden wij u een betalingsherinnering van bovenvermelde factuur. Daarop hebben wij nog geen reactie ontvangen.

3.      Noem de datum van de eerste herinnering.

–          Deze herinnering hebben wij op 8 januari jl. verstuurd.

4.      Geef aan dat de betalingstermijn ruim is overschreden.

Omdat het hier om een tweede herinnering gaat, is de betalingstermijn inmiddels flink overschreden. Het is goed om aan te geven met hoeveel weken:

–          De betalingstermijn is nu met ruim 6 weken overschreden.

Een andere mogelijkheid is om de datum van de oorspronkelijke factuur aan te houden:

–           Sinds wij onze factuur indienden, zijn inmiddels ruim 2 maanden verstreken.

5.      Eventueel: vermeld tot welke problemen dit bij jouw bedrijf leidt.

            Dit is bedoeld om een gevoelige snaar te raken, zonder het al te persoonlijk te maken. 

–          Onze service komt in het gedrang als wij door het uitblijven van betalingen aan nieuwe en bestaande klanten geen krediet meer kunnen verstrekken.
–          Wij kunnen onze lage prijzen alleen handhaven als wij tijdig betaling van onze klanten ontvangen.

6.      Verzoek om betaling.

Je kunt je verzoek om betaling nu dringender verwoorden dan bij de eerste herinnering. Bedenk dat je om iets vraagt waar je recht op hebt.

–          Wij verzoeken u met klem het verschuldigde bedrag vóór 10 maart a.s. over te maken op onze rekening.
–          Graag zien wij het verschuldigde bedrag vóór 10 maart a.s. tegemoet.

7.      Eventueel: verzoek om toelichting.

Met een verzoek om toelichting leg je de verantwoordelijkheid bij de wanbetaler neer. Hij moet betalen, of anders een goede reden geven waarom hij niet betaalt.

Je kunt dit onderdeel weglaten, maar het is een goede manier om te laten merken dat je bereid bent te luisteren naar de klant. Oftewel: goodwill kweken.

–          Mocht er een reden zijn waarom u niet betaalt, dan horen wij die graag van u.
–          Indien u een geldige reden heeft om niet te betalen, horen wij die graag zo spoedig mogelijk.

Voorbeeldbrief herinnering betalen factuur
Klantgericht en collegiaal
Te vriendelijk formuleren: modale werkwoorden
Boek: Credit management software
Training: Klantgericht schrijven

Reageer op dit artikel