checklist

Gedragsregels bij e-mailen

Taal en communiceren

Herken je dat? Zit je lekker geconcentreerd te werken, zie een mailtje van een collega binnenkomen, klik er toch maar even op, want misschien is het urgent,

blijkt het om een “grappige” mail te gaan.

Verplaats je bij het mailen zo veel mogelijk in de ontvanger van je mail. Bedenk dat wat jij grappig vindt, door een collega heel anders kan worden ervaren.

En voor e-mails naar contacten buiten kantoor geldt helemaal: houd het zakelijk. Maak niet te veel gebruik van afkortingen, gebruik geen emoticons en vermijd taal- en spelfouten zo veel mogelijk.

De ervaring leert dat een ontvanger van een slordige e-mail al gauw denkt: als die persoon zo’n slordige e-mail verstuurt, dan doet hij vast ook net zo slordig zaken!

De volgende gedragsregels kun je gebruiken bij het e-mailen:

  • Druk niet steeds op ‘beantwoorden’. Dat levert een ellenlange e-mail op, waardoor je op den duur niet meer weet wat de eerste berichten ook alweer inhielden.
  • Stuur niet te snel een kopie aan anderen: niet iedereen zit via een cc’tje op zijdelingse informatie te wachten.
  • Vermeld bij een bericht altijd een onderwerp.
  • Stuur niet voortdurend grappige kaarten. Voor een keer is het leuk, maar sommige mensen zijn ‘verslaafd’ aan het versturen van postcards, wat irritatie kan oproepen.
  • Druk niet meteen op ‘antwoorden’ als je een woedende reactie hebt getikt op een negatieve e-mail, maar sla het bericht op en lees het daarna nog eens na.
  • Gebruik zo min mogelijk HOOFDLETTERS; dat komt schreeuwerig en onprofessioneel over.
  • Stuur geen ‘spam’ zoals ongewenst reclame-mails of andere ongevraagde berichten.
  • Verzend geen kettingbrieven en ‘broodjes aap’: wat die met elkaar gemeen hebben, is dat het bijna altijd ongeloofwaardige verhalen zijn, die bovendien virussen kunnen bevatten.
  • Stuur geen grote bestanden of foto’s die veel tijd en ruimte vragen om binnengehaald en opgeslagen te worden.
  • Gebruik een recente virusscanner: het is uiteraard niet de bedoeling om andere computers met virussen te besmetten.
  • Heb je toch een virus binnengehaald, verzend dan geen e-mails voordat je computer virusvrij is.
  • Stuur niet klakkeloos berichten van anderen door: niet iedereen is ervan gediend dat zijn e-mail en zijn e-mailadres bij derden terechtkomt.

 Ten slotte, wist je dat …

  • bedrijven kunnen besluiten elke in- en uitgaande e-mail van hun medewerkers te controleren?
  • daar dan een protocol voor moet zijn, waarin de voorwaarde moet zijn opgenomen dat deze controle van tevoren wordt aangekondigd?
  • en dat deze controle er onder meer voor dient om bedrijfsspionage tegen te gaan en om te checken of medewerkers in werktijd privé-e-mails versturen?

 

Bron: Zakelijke Etiquette, De sleutel tot succes, Magda Berman

 

Etiquette voor e-mail
Tijd voor e-mailbeleid
Efficiënt e-mailen: baas in eigen inbox
Boek: Zakelijke brieven en e-mails schrijven
Training: Bewust schriftelijk communiceren

Reageer op dit artikel