checklist

Zakelijke brieven: opbouw en indeling in alinea’s

Taal en communiceren

Hoe je een zakelijke brief opbouwt, hangt onder andere af van wat voor boodschap je te melden hebt: neutraal en goed nieuws, of slecht nieuws.

Neutraal en goed nieuws
Heb je neutraal of goed nieuws, val dan meteen met de deur in huis. Begin met de belangrijkste mededeling, eventueel voorafgegaan door een bedankje of andere korte inleiding. Geef daarna, voor zover nodig, toelichting, argumenten of voorbeelden. Dus:

  • belangrijkste mededeling
  • toelichting
  • eventuele verdere details
  • afsluiting

Slecht nieuws
Meteen met de deur in huis vallen met een vervelende mededeling kan cru overkomen.  Slecht nieuws kun je daarom vaak beter vooraf laten gaan door een inleidende ‘buffer’, zodat het niet al te rauw op het dak van de geadresseerde valt.

Vergelijk de volgende voorbeelden:

Voorbeeld 1: slecht nieuws vooraan
Uw uitkering wordt met onmiddellijke ingang stopgezet. Aan de oproep voor de halfjaarlijkse controle die wij u enige tijd geleden stuurden, hebt u namelijk geen gevolg gegeven. Ook op een herhaalde oproep kregen wij geen reactie van u. Bovendien bleek bij een controle dat u niet meer woont op het adres dat u aan ons opgaf.

Voorbeeld 2: slecht nieuws achteraan
Aan de oproep voor de halfjaarlijkse controle die wij u enige tijd geleden stuurden, hebt u geen gevolg gegeven. Ook op een herhaalde oproep kregen wij geen reactie van u. Bovendien bleek bij een controle dat u niet meer woont op het adres dat u aan ons opgaf. Uw uitkering wordt daarom met onmiddellijke ingang stopgezet.

Het nieuws wordt met de buffer natuurlijk niet minder slecht, maar je presenteert het wel wat zachter. Aan het feit dat slecht nieuws in de eerste alinea minder geslaagd is, kun je overigens ook zien hoeveel aandacht die plaats trekt. In de buffer kun je argumenten kwijt voor een beslissing of kun je het onderwerp aankondigen.

Indeling in alinea’s
Probeer in je brief steeds samenhangende blokjes informatie (ofwel alinea’s) te maken. Bijvoorbeeld:

  • een standpunt plus argumenten
  • een mededeling plus toelichting
  • een verzoek plus motivering

Ook in de lay-out moet de alinea-indeling te zien zijn: alinea’s zijn doorlopende blokjes tekst met witregels ertussen. Enkele aandachtspunten:

  • Zet geen harde returns midden in alinea’s. Begin dus midden in een inhoudelijk samenhangend stukje tekst niet zomaar op een nieuwe regel, en begin zeker niet elke zin op een nieuwe regel!
  • Zet witregels tussen alinea’s. Spring na een witregel niet in (dat is dubbelop).
  • Een zakenbrief bestaat meestal uit drie à vier alinea’s (de beginalinea met de belangrijkste mededeling, een tweede en soms derde alinea met toelichting en verdere details en de slotalinea). Het kan in wat langere brieven geen kwaad om alinea’s van informatieve kopjes te voorzien.

Verkoopbrief – opbouw
Brieven schrijven: suggesties voor begin- en eindzinnen
Briefopbouw voor vier soorten brieven
Brief opstellen: de inleiding
Brief opstellen: het slot
Boek: Correspondentie Support
Training: Bewust schriftelijk communiceren

Reageer op dit artikel