checklist

Administratieve onderdelen in de digitale nieuwsbrief

Taal en communiceren

Zijn er binnen jouw organisatie plannen om een digitale nieuwsbrief te gaan maken?

Naast de inhoudelijke content kent een digitale nieuwsbrief een aantal vaste onderdelen met voornamelijk administratieve informatie:

Titel en verschijningsdatum
Vaak staat boven aan de brief de naam van de nieuwsbrief. Om te weten of het om een actuele nieuwsbrief gaat, is het praktisch om de verschijningsdatum of het weeknummer erin te zetten.

Afzender
Abonnees willen graag weten van wie zij de nieuwsbrief ontvangen. In een digitale nieuwsbrief voor extern gebruik vermeld je daarom in elk geval de bedrijfsnaam, het adres en het e-mailadres voor reacties. Ook het opnemen van het inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel is verplicht.

Link naar website
Neem boven aan de nieuwsbrief een link op naar de webversie van de nieuwsbrief op de site. Als abonnees de nieuwsbrief via e-mail niet goed kunnen lezen omdat bijvoorbeeld plaatjes ontbreken, dan kunnen zij de nieuwsbrief via de website openen en bekijken.

Aan- en afmeldprocedure
Het is aan te raden om de aan- en afmeldprocedure in elke digitale nieuwsbrief op te nemen.  Als een collega van de abonnee de nieuwsbrief ook wil ontvangen, is het wel zo handig als hij weet hoe hij zich hiervoor kan aanmelden.

Het vermelden van de afmeldprocedure is verplicht. Wie niet meer geïnteresseerd is, moet het gemakkelijk gemaakt worden om zijn abonnement op te zeggen. Ook kan het handig zijn een link op te nemen naar een formulier waar abonnees hun adresgegevens kunnen wijzigen.

Privacyverklaring
Organisaties zijn verplicht om te communiceren hoe zij de privacy van hun klanten waarborgen. De meeste digitale nieuwsbrieven nemen een hyperlink op naar hun ‘private policy’. Dit is een duidelijke en vaak uitgebreide omschrijving van het beleid dat de organisaties voert om de privacy te respecteren. Hierin staat bijvoorbeeld of de e-mailadressen ter beschikking worden gesteld aan derden of niet.

Disclaimer
In sommige nieuwsbrieven wordt een disclaimer opgenomen. Dit is een juridische vrijwaring om aansprakelijkheid op basis van de inhoud van de nieuwsbrief te voorkomen. Bijvoorbeeld als er in de nieuwsbrief foute tarieven hebben gestaan, kun je terugvallen op de disclaimer waarin staat dat hieraan geen rechten kunnen worden ontleend.

Copyrightinformatie
Soms wordt aan de tekst van de disclaimer informatie toegevoegd over het gebruik van informatie en copyright. Dan staat er een opmerking: Niets van deze informatie mag vermenigvuldigd of openbaar gemaakt worden, tenzij daarvoor van tevoren toestemming is gegeven. Toch blijkt het in de praktijk erg lastig om content uit een nieuwsbrief of van internet te beschermen tegen gebruik door derden.

FAQ (Frequently Asked Questions)
Door het opnemen van de meest gestelde vragen over de digitale nieuwsbrief en het antwoord daarop, kun je veel vragen voor zijn. Dat scheelt jou én de abonnee veel tijd. Je kunt bijvoorbeeld de vraag opnemen of mensen zelf kopij kunnen aanleveren, en zo ja, waar en onder welke voorwaarden.

Contactadres/-persoon
Maak duidelijk waar abonnees terecht kunnen met vragen. Neem een e-mailadres op voor inhoudelijke vragen over de nieuwsbrief. Voor technische vragen is meestal een andere persoon verantwoordelijk. Vermeld ook dat e-mailadres.

De digitale nieuwsbrief/het e-zine; wat kun je ermee en hoe pak je het aan?
E-mailnieuwsbrieven tool
Zijn er richtlijnen voor het maken van een elektronische nieuwsbrief? Is pdf daar een goed programma voor?
Boek: Digitale nieuwsbrieven maken
Training: Bewust schriftelijk communiceren

Reageer op dit artikel