checklist

Houd je mail in de hand

Taal en communiceren

Bij het werken met e-mail is het sleutelwoord: ‘overzicht’. Houd de informatiestroom in de hand door afspraken te maken en e-mailafhandeling gestructureerd aan te pakken.

Hieronder vind je een overzicht van belangrijke tips die je bij het gebruik van e-mail helpen je mail in de hand te houden.

Gebruik in je mails termen als:

  • Zonder tegenbericht …
  • Graag reageren vóór …
  • Opmerkingen en of correcties kunt u sturen tot …
  • Reacties ontvangen na … kunnen niet meer in behandeling worden genomen.
  • Mailbox vol? Maak de prullenbak leeg en verwijder of archiveer oude verzonden items.

Communiceer duidelijk en helder:

  • Per e-mail maar één onderwerp.
  • Gebruik een duidelijke en treffende onderwerp-/betreftregel.
  • Geef (bijvoorbeeld in het onderwerp) aan wat voor een soort e-mail je stuurt:

– vraag
– ter informatie
– actie
– urgent

Maak een doordacht onderscheid tussen ontvangers:

  • Aan: van wie je actie verwacht.
  • CC: aan de personen aan wie je het bericht alleen ter informatie opstuurt.
  • Vermijd het gebruik van BCC zo veel mogelijk.

Vaste momenten

Behandel e-mail op vaste momenten van de dag. Als een mail binnenkomt, wil dat niet zeggen dat je meteen moet antwoorden.

Briefgeheim

Formeel valt de inhoud van een e-mail onder het briefgeheim. Het is dan ook een goede tip om mails te behandelen zoals je post behandelt.

Handtekening

Aan e-mail kunnen zekere rechten worden ontleend, maar als een handtekening is vereist, heeft een papieren versie in sommige organisaties nog de voorkeur.

Disclaimer

Een algemene disclaimer heeft juridisch weinig waarde, maar het vergroot wel de omvang van je bericht.

Etiquette voor e-mail
Efficiënt e-mailen: baas in eigen inbox
Tijd voor e-mailbeleid
Klantvriendelijk e-mailen
Boek: Secretaresse als informatiemanager
Training: Manage de informatiestromen op je secretariaat

Reageer op dit artikel