checklist

Zelf schrijven van een jaarverslag

Taal en communiceren

Als managementassistente kun je met de taak belast zijn het jaarverslag van jouw organisatie te verzorgen.

Natuurlijk kun je dit uitbesteden, en is jouw rol ‘bewaking van het proces’. Maar als je schrijven leuk vindt, én je er tijd voor hebt, kan het ook een leuke en uitdagende taak voor jouzelf zijn.

Hoe pak je dat aan?

Projectgroep samenstellen
Bepaal wie je binnen de organisatie allemaal nodig hebt om informatie aan te leveren en maak daar afspraken mee. Zet eventueel een tijdelijke projectgroep op voor het jaarverslag. Zo kun je taken delegeren.

Reserveren budget
Wordt alles intern gedaan? Maak dan goede afspraken over de opmaak en het drukken en de tijd die daarvoor nodig is.

Worden zaken uitbesteed? Stel dan een redelijk budget vast en laat dit accorderen. Benader vervolgens de vaste leverancier, of vraag offertes op bij andere leveranciers om de prijs en de levertijd te vergelijken.

Tijdlijn maken en bewaken
Stel een goed tijdsoverzicht vast, werk terug vanuit de datum dat de tekst naar de drukker moet, naar nu. Calculeer hier en daar vrije ruimte in, om eventuele tegenvallers op te vangen. Markeer de zogenaamde kritische onderdelen: onderdelen die af moeten zijn voordat een volgend onderdeel kan beginnen. Noteer die ook duidelijk in je agenda en zorg dat die tijdstippen gehaald worden.

Passend thema bedenken
Denk na over de boodschap die via het jaarverslag gebracht wordt en bedenk daar een thema bij. Houd daarbij rekening met de doelgroep waarvoor het jaarverslag bestemd is.

Informatie verzamelen
De meeste informatie verzamel je via eigen research (bedrijfspublicaties, aandacht van de pers, informatie op internet) en interviews met diverse medewerkers. Natuurlijk kunnen medewerkers ook zelf hoofdstukken aanleveren, die jij allemaal bewerkt tot een eenduidig geheel.

De tekst schrijven
Maak eerst in trefwoorden een korte schematische structuur van de tekst. Vervolgens breid je die structuur uit tot een goed leesbare tekst. Van belang is te bedenken wát je wilt schrijven en wie de doelgroep vormen.

Het toegankelijk maken van de cijfers

  • Zorg voor een rustige bladspiegel, met voldoende witregels en koppen.
  • Probeer de cijfers zo veel mogelijk visueel te presenteren in tabellen en grafieken (één beeld zegt meer dan duizend cijfers!). Zorg er wél voor dat alle tabellen en grafieken eenduidig zijn en gebruik niet te veel grafiektypes door elkaar. De lezer moet zich dan elke keer opnieuw oriënteren op het aflezen van de grafiek.
  • Zorg ervoor dat de muntsoort overal gelijk is: geen yens, euro’s en US dollars door elkaar. Als de muntsoort echt essentieel is, noteer dan alle bedragen in alle voorkomende muntsoorten.
  • Zorg ervoor dat de legenda klopt en compleet is.

Correctieronde
Als twee of drie personen commentaar geven, vraag dan of ze het per afdeling verzameld aanleveren. Anders kunnen ze in het ergste geval alle drie iets anders willen met een bepaald item en moet een extra overlegronde volgen.

Voorleggen aan beslissingsbevoegden
Van tevoren moet vastgesteld zijn wie beslissingsbevoegd is/zijn binnen jouw organisatie: de directie, de Raad van Bestuur, het hoofd Corporate Communication. Maak goede afspraken over de datum waarop het definitieve akkoord binnen is.

Aanleverafspraken opmaak/drukker
Als je ver van tevoren al tijd gereserveerd hebt bij de opmaker of de drukker, informeer dan tussentijds nog een keer of deze afspraken gehandhaafd worden.

Proefdruk controleren
Besteed veel aandacht aan het controleren van de proefdruk. Zorg vooral ook dat je de proefdruk print, liefst in kleur. Dat vraagt veel inkt, maar pas dan valt het op dat bijvoorbeeld witte letters in een gekleurde achtergrond vaak veel lastiger te lezen zijn dan op een beeldscherm.

Het jaarverslag
Financieel Jaarverslag
Hoe zet ik een jaarverslag in elkaar?
Boek: Jaarverslagen schrijven of begeleiden
Training: POWERsecretaresse2

Reageer op dit artikel