checklist

De lay-out van een document

Taal en communiceren

De lay-out van een brief, rapport of uitnodiging is essentieel voor het leesgemak ervan. Een goede opmaak maakt een tekst overzichtelijker en aantrekkelijker

en nodigt de lezer uit om echt te gaan lezen. De lay-out is ook de manier waarop de schrijver zich presenteert aan de lezer.

Zorg dat de tekst er overzichtelijk uitziet.
Zorg dat de tekst goed ingedeeld en opgebouwd is. Gebruik in een memo of rapport kopjes en tussenkopjes. De lezer weet dan meteen wat hij kan verwachten in dat deel van de tekst. Let daarnaast ook op de lengte van woorden, zinnen en alinea’s. Probeer de tekst gelijkmatig te verdelen. Die oogt daardoor een stuk rustiger en leest daardoor prettiger.

Maak gebruik van afbeeldingen, tabellen en grafieken.
Vooral grotere documenten, zoals rapporten en beleidsnota’s, bestaan niet alleen uit tekst, maar ook uit grafieken, tabellen, tekeningen of andere figuren. Presentaties bestaan voor een groot deel uit illustraties. De lezer ziet in één oogopslag wat de auteur bedoelt. In eerste instantie zijn figuren natuurlijk bedoeld om iets te verduidelijken of uit te leggen, maar het maakt een groot stuk tekst ook nog eens aantrekkelijker voor de lezer. Ze zorgen voor de nodige afwisseling.

Let op de volgende opmaakproblemen:

  • Hoerenjong

De term ‘hoerenjong’ staat voor een regel die niet vol is, boven aan een bladzijde of kolom. Het is de tekst die aan het eind van een alinea overloopt in een volgende kolom of op een volgende pagina. Als dit maar een paar woorden zijn, ziet dat er niet zo mooi uit.

  • Weeskind

De term ‘weeskind’ betekent dat de eerste zin van een alinea op de onderste regel van een pagina of kolom begint. Wijzig dit zo dat de alinea op de nieuwe bladzijde of kolom begint.

  • Afbreken

Ook het afbreken van woorden kan soms raar uitpakken:

 

liever

be-lastingdienst

belasting-dienst

kan-toorbenodigdheden

kantoor-benodigdheden

zie-kenhuis

zieken-huis

 

Zakelijke brieven: opbouw en indeling in alinea’s
Hoe bouw je een brief op?
Briefopbouw voor vier soorten brieven
Boek: Zakelijke brieven en e-mails schrijven
Training: Creatief zakelijk schrijven

Reageer op dit artikel