checklist

Wat verwacht een manager van jou als secretaresse?

Taal en communiceren

Voordat je bepaalt welke rol jij als secretaresse gaat spelen, is het belangrijk te weten welke rol je manager van je verwacht.

 

Als managers en secretaresses eens met elkaar zouden praten, zouden ze tot ongekende inzichten komen.

Financial Times

Natuurlijk gebeurt dit in veel organisaties ook. Maar het komt ook voor dat verwachtingen niet voldoende worden uitgesproken. En voor een goede samenwerking tussen een manager en een secretaresse is het van levensbelang dat beide partijen weten wat ze van elkaar verwachten.

Uit eigen, niet-wetenschappelijk onderzoek is bij navraag bij tientallen managers, afdelingshoofden en directeuren gebleken dat van een secretaresse wordt verwacht dat zij:

  • de ogen, oren en mond van de manager is;
  • preventief werkt, met andere woorden: brandjes blust voordat ze uitbreken;
  • de mondelinge, schriftelijke en elektronische informatie stroomlijnt en filter;
  • een antennefunctie in de onderneming heeft;
  • de manager deelgenoot maakt van wat er in het bedrijf leeft;
  • de manager aanstuurt;
  • de regie over de agenda van de manager voert;
  • de manager beschermt tegen een (regelmatig door zijn eigen toedoen) overladen programma;
  • de manager tijd gunt om te lezen, te brainstormen, contact te houden met de ‘werkvloer’;
  • de manager al datgene uit handen neemt wat hem belemmert om optimaal te functioneren;
  • het klankbord van de manager is;
  • de follow-up van in gang gezette zaken bewaakt;
  • proactief in plaats van reactief handelt en optreedt.

Vanzelfsprekende onderdelen van de secretaressefunctie zijn:

  • telefoneren;
  • postbehandeling;
  • notuleren;
  • archiveren;
  • organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten, enzovoort;
  • goede pc-vaardigheid;
  • goede kennis van de benodigde software.

Een secretaresse zorgt ervoor dat in deze tijd waarin heel veel zaken via ‘hardware’ lopen door middel van computers, videoconferencing, sms’en, enzovoort, er voldoende ‘software’-contacten worden ingepland. Zij geeft het aan als er niet duidelijk intern en extern gecommuniceerd wordt. Zij is de sociaal bindende factor.

De gebruiksaanwijzing van je manager
Motiveren
Tips voor een meer mannelijke opstelling
Boek: Gebazel, omgaan met lastige managerstaal
Training: Manage je manager

Reageer op dit artikel