checklist

Correspondentieweetjes

Taal en communiceren

Over “regels” bij het voeren van correspondentie heersen veel misverstanden. Test jouw kennis over een aantal van deze regels:

1. Wat is waar?
a. De Betreft/Onderwerpregel staat boven de aanhef.
b. De Betreft/Onderwerpregel staat onder de aanhef.
c. Een brief hoeft helemaal geen Betreft/Onderwerp te bevatten.

2. Bij de verdeling in alinea’s geldt de volgende stelregel:
a. Iedere alinea moet altijd ongeveer even lang zijn.
b. Er mag nooit één alinea op een volgende bladzij staan.
Per alinea wordt altijd maar één onderwerp besproken.

3. Het gebruik van tussenkopjes
a. Is niet toegestaan in brieven.
b. Vergroot de overzichtelijkheid van zowel brieven als e-mails.
c. Maakt de lezer maar lui, dus is het af te raden.

4. Voor een goede brief geldt:
a. Hij is nooit langer dan één A4’tje.
b. Hij bevat precies die informatie die de lezer nodig heeft.
Een lange brief maakt meer indruk dan een korte.

5. Wat is waar?
a. De afsluiting ‘Met vriendelijke groet’ is juist.
b. De afsluiting ‘Met vriendelijke groeten’ is juist.
c. a en b zijn allebei juist, afhankelijk van de afspraken binnen de organisatie.

Antwoorden

1.a
De Betreft/Onderwerpregel wordt door de lezer gebruikt als eerste aanwijzing waar de tekst over gaat. Daarom hoort deze boven het daadwerkelijke begin van de brief te staan.

2.c
De verdeling in alinea’s is gebaseerd op het principe dat je één onderwerp per alinea bespreekt. Daardoor kan het heel goed zijn dat de alinea’s niet allemaal ongeveer even lang zijn. Ook kan het voorkomen dat er inderdaad nog één alinea van de brief op een tweede bladzijde terechtkomt. Dat is helemaal niet erg.
Wat anders is het als er slechts een halve zin op een volgende bladzijde komt te staan. In dat geval is het de overweging waard om de gehele laatste alinea naar de volgende bladzijde door te schuiven.

3.b
Het is een hardnekkig misverstand dat het gebruik van kopjes alleen voorbehouden zou zijn aan memo’s. Wat zou er mis mee zijn als je weet dat het gebruik ervan de leesbaarheid van de tekst vergroot? Dus ook in brieven en e-mails!
Dat een lezer lui wordt van het gebruik van kopjes is juist helemaal niet erg. Een lezer is per definitie een luie lezer: als een lezer niet snel genoeg de informatie vindt die hij zoekt, legt hij de brief weg. Dus reik de informatie maar aan in hapklare brokken!

4.b
De lengte van een brief zegt niets over de kwaliteit ervan. Wie veel te vertellen heeft, schrijft automatisch een langere brief. Er zijn echter nog altijd schrijvers die denken dat ze meer indruk maken met een langere brief dan met een korte. Het blijft altijd de kunst om je boodschap zo kort en bondig mogelijk over te brengen aan de lezer.

5.c
De afsluiting ‘Met vriendelijke groeten’ ervaren sommige schrijvers als iets informeler dan ‘Met vriendelijke groet’. Het belangrijkste is echter dat er binnen de organisatie waar je werkt, eenheid is in huisstijl, en dus ook in het afsluiten van brieven. 

Vijf vuistregels voor klantvriendelijke brieven
De lay-out van een document
Brieven schrijven: suggesties voor begin- en eindzinnen
Boek: Correspondentie Support
Training: Bewust schriftelijk communiceren

Reageer op dit artikel