checklist

Een correspondentiehuisstijl ontwikkelen

Taal en communiceren

De huisstijl is als het ware het karakter van het bedrijf. Met een goed doordachte huisstijl bewaak je de kwaliteit van de schriftelijke communicatie in en buiten het bedrijf.

Hieronder staan kort de stappen beschreven die je moet zetten om succesvol een correspondentiehuisstijl in te voeren.

  1. Stel een werkgroep samen
    De werkgroep moet bestaan uit medewerkers die elk vanuit hun eigen invalshoek een steentje kunnen bijdragen, bijvoorbeeld een automatiseerder, een vertegenwoordiger namens het secretariaat en iemand van een afdeling communicatie/pr.
  2. Bepaal welk beeld klanten nu hebben van de organisatie en stel vast hoe de organisatie voortaan wil overkomen
    Een organisatie die degelijkheid wil uitstralen, zal zich op papier anders uiten dan een organisatie die zichzelf typeert als trendy. Pas als er duidelijkheid is over de manier waarop de organisatie wil overkomen, kan de werkgroep gaan nadenken hoe dat beeld te vertalen is in richtlijnen voor de correspondentie.
  3. Bepaal welk terrein de huisstijl bestrijkt
    Een huisstijl kan heel beknopt blijven: je maakt alleen afspraken over de formele aspecten van de brief zoals de lay-out en de briefconventies (adressering, aanhef enz.). Kies je voor een heel uitgebreide variant, dan kan de huisstijl ook adviezen bevatten voor de spelling, stijl en formulering van brieven.
    In ieder geval moet steeds duidelijk zijn voor alle medewerkers welke afspraken dwingend zijn en waar medewerkers ruimte krijgen voor eigen invulling.
  4. Stel een eerste concept van de huisstijl op
    Alle informatie van stap 2 en 3 moet voldoende stof opleveren om een eerste opzet te maken van de huisstijl. Bij feitelijkheden als de lay-out en de briefconventies maakt het niet zo veel uit wat je precies met elkaar afspreekt, als iedereen de afspraken maar consequent nakomt. De richtlijnen voor de stijl en toon vragen meer aandacht van de werkgroep. Deze aspecten bepalen immers grotendeels de manier waarop een organisatie overkomt.
  5. Vraag om feedback op het concept
    Zodra de concepthuisstijl af is, kan deze binnen de organisatie aan vertegenwoordigers van diverse afdelingen worden voorgelegd. Zij moeten vanuit hun perspectief het concept bekijken en voorzien van commentaar en aanvullingen: zijn de regels werkbaar, praktisch toepasbaar? Is er niets vergeten? Door meerdere mensen in de organisatie actief te vragen om een bijdrage aan de huisstijl vergroot je eveneens het draagvlak bij de introductie ervan.
  6. Verwerk de feedback
    Als de betrokkenen hun commentaar hebben gegeven, kan de werkgroep dat in de voorlopige versie verwerken. Het eindresultaat is de definitieve versie van de huisstijl.
  7. Introduceer de huisstijl binnen de organisatie
    De huisstijl moet op een groot draagvlak kunnen rekenen. De werkgroep moet er dus voor zorgen dat iedere medewerkers over de huisstijl kan beschikken en op de hoogte wordt gebracht van de inhoud ervan. Intranet is een prima medium hiervoor. Door ook via het intranet sjablonen aan te bieden wordt het de medewerkers zo gemakkelijk mogelijk gemaakt om met de nieuwe huisstijl aan de slag te gaan.
  8. Benoem een huisstijlverantwoordelijke
    Een huisstijl hebben is niet voldoende, iedereen moet zich ook aan de huisstijl houden! Het is daarom belangrijk om binnen de organisatie een aanspreekpunt te hebben waar men terecht kan voor vragen, suggesties en aanvullingen op de huisstijl.

Nieuwe huisstijl: introductie in de organisatie
Hebben jullie informatie over het opzetten van een secretariaatshandboek?
Wat is het meest gebruikte lettertype voor brieven?
Boek: Ontwikkel een handboek voor je huisstijl
Training: Bewust schriftelijk communiceren

Reageer op dit artikel