checklist

Offerte opstellen in vier stappen

Taal en communiceren

Moet jij als managementondersteuner wel eens een offerte?

Je kunt natuurlijk een standaard prijslijst opsturen. Maar als je je wilt onderscheiden van de concurrent, volg dan dit stappenplan:

1. Informatie

Zorg dat je voldoende informatie hebt om de klant een passende offerte te kunnen aanbieden. In je offerte moet het antwoord op de volgende vragen terugkomen:

  • Hoe voorziet het aanbod in de behoefte van de klant?
  • Welke verbeteringen kan de klant met het aanbod in de organisatie aanbrengen?
  • Welke voordelen levert het aanbod voor de klant op?
  • Waarom is de voorgestelde oplossing voor de klant de juist?
  • Welke investering is de klant bereid te doen?

2. Structuur
Zorg voor een duidelijke structuur in je offerte:

  • Opening of inleiding

Hierin beschrijf je de aanleiding voor de offerte. Als de offerte wordt opgesteld naar aanleiding vaneen gesprek verwijs je daarnaar.

  • Beschrijving huidige situatie
    Geef aan wat er volgens de klant in zijn huidige situatie ontbreekt, wat hij mist, waar hij behoefteaan heeft. Overdrijf daarbij niet: benadruk niet te hard dat de klant een probleem heeft. Maar presenteer de situatie van de klant als ‘het kan beter’. Gebruik voor de beschrijving zo veel mogelijk de eigen woorden van de klant:

– U hebt aangegeven de temperatuurregeling in het pand te willen verbeteren.
– U wilt meer uit de toepassingen van de software halen.

  • Aanbieding van product of dienst
    Hier presenteer je jouw product of dienst als dé oplossing voor het eerder geschetste probleem. Beschrijf welk effect jouw oplossing voor de klant heeft (hoeveel tijdbesparing, kostenbesparing,energiebesparing, bedieningsgemak of veiligheid levert je aanbod op?).
  • Prijs
    Als de klant overtuigd is van de vele voordelen die jouw oplossing biedt, wil hij weten welke prijshij daarvoor moet betalen. De prijs hoeft niet extra op te vallen door het gebruik van vet enonderstrepingen.
  • Afsluiting
    Zorg voor een persoonlijk tintje in je afsluiting. Vermeld verder altijd de geldigheidsduur van jeofferte. Maak duidelijk wat je van de klant verwacht (voor wanneer moet hij reageren, moet hijzelf bellen of wordt hij gebeld). Stimuleer dat de klant tot actie overgaat.
  • Bijlagen
    In de bijlagen kun je allerlei concrete informatie opnemen, zoals technische specificaties,betalingscondities en leveringsvoorwaarden.
3. Formulering
Persoonlijke taalgebruik

3. Formulering

  • Persoonlijke taalgebruik
    Als je je wilt onderscheiden, zul je veel aandacht moeten besteden aan je formulering. Zorg ervoordat je offerte helderheid biedt:

– Niet: Dit kopieerapparaat levert u gegarandeerd veel tijdwinst op.
– Maar: Dit kopieerapparaat levert dankzij zijn hoge snelheid x kopietjes per minuut af.

  • Begrijpelijk en zakelijk
    Kies liefst woorden die je klant ook gebruikt heeft, dat zorgt voor herkenning. Het is een teken voor de klant dat er goed geluisterd is naar zijn verhaal.
  • Schrijf vanuit het perspectief van de klant:

– Niet: Wij bezorgen de artikelen kosteloos bij de klanten.
– Maar: U krijgt de artikelen kosteloos thuisbezorgd.

  • Schrijf alsof de klant al besloten heeft gebruik te maken van het aanbod:

– Niet: Als u kiest voor onze spaarhypotheek, dan kunt u profiteren van…
– Maar: Met onze spaarhypotheek profiteert u van…

4. Aantrekkelijke opmaak
Ook de lay-out heeft grote invloed op het leesgemak van je klant:

  • Kies een prettig lettertype, niet te klein.
  • Werk met tussenkopjes, zodat de structuur van de offerte goed zichtbaar is.
  • Gebruik ‘functioneel wit’ voor een rustige bladspiegel: kantlijnen links en rechts en ook boven enonder de kopjes regels wit.

Checklist offerte opstellen
Voorbeeldbrief bij offerte
Offerte aanvragen
Boek: Correspondentie Support
Training: Klantgericht schrijven

Reageer op dit artikel