checklist

Zo schrijf je een goede brief – antwoord op een vraag

Taal en communiceren

Vaak schrijf je een brief om iemand antwoord te geven op een vraag. Hoe bouw je zo’n brief op?

Inleiding

  • Wat is de aanleiding? Vertel kort waar je brief een reactie op is (1).
  • Wat is het onderwerp? Geef een korte samenvatting van de vraag (2).
  • Wat is het doel? Noem het doel van je brief (3).

Bijvoorbeeld: 

Bedankt voor uw e-mail van 19 november (1). U wilt graag weten wanneer wij uw ramen en deuren repareren (2). In deze brief leest u hierover meer (3).

Kern

  • Geef het belangrijkste antwoord op de vraag (4).
  • Licht het antwoord toe (5).
  • Vertel de lezer wat de gevolgen hiervan zijn (6).
  • Geef eventueel relevante extra informatie (7).

Bijvoorbeeld: 

Wij voeren de reparatie uit in de week van 10 november (4). Wij doen dan het volgende (5):

– […]
– […]

Hierdoor sluiten uw ramen en deuren weer goed (6). Ook als het regent, voeren wij de werkzaamheden uit (7).

Slot

  • Eventueel: welke acties moet de lezer uitvoeren? (8)
  • Eventueel: welke acties voert uw organisatie uit? (9)
  • Nodig de lezer uit om te bellen voor extra informatie (10).

Bijvoorbeeld: 

Zorgt u ervoor dat er geen spullen voor de ramen staan? We kunnen er dan goed bij (8). Hebt u verder nog vragen over de reparatie? Dan kunt u mij bellen op telefoonnummer (10).

Kopjes
Soms beantwoord je in een brief meerdere vragen. Beantwoord elke vraag dan in een aparte alinea met een kopje erboven.

Voorbeeldbrief Afwijzing sponsorverzoek
Voorbeeldbrief Geen interesse in product
Voorbeeldbrief Afwijzing van order
Boek: Schrijven met LEF – de psychologische kantooruren
Training: Creatief zakelijk schrijven

Reageer op dit artikel