checklist

Zo schrijf je een goede brief – je nodigt iemand uit

Taal en communiceren

Er zijn heel wat soorten uitnodigingen: voor een gesprek, een vergadering, een open huis, een receptie.

Hoewel de toon van deze uitnodigingen heel verschillend zal zijn, is het doel altijd hetzelfde:

Je wilt graag dat de lezer komt.

Dit krijg je voor elkaar door de brief persoonlijk te formuleren. Duidelijk moet zijn wat het belang voor de lezer is om te komen. En wat hij daarvoor moet doen. Een uitnodigingsbrief kun je als volgt opbouwen:

Inleiding

  • Wat is de aanleiding voor de uitnodiging?
  • Wat is het onderwerp van de uitnodiging?
  • Wat is het doel van de brief? (Je wilt de lezer uitnodigen.)

Bijvoorbeeld:

Begin februari start de gemeente met de herinrichting van het park aan de Koningin Emmalaan. Voor de omwonenden organiseert de gemeente een informatieavond. Met deze brief nodigen wij u graag uit voor deze bijeenkomst.

Kern

  • Geef de inhoud en het doel van de activiteit.
  • Noem de plaats, datum en tijd.
  • Noem kort het programma, de agenda of het onderwerp van gesprek. Als dit erg uitgebreid is, verwijs dan naar een bijlage waarin je deze informatie zet.
  • Eventueel: vertel wie je nog meer hebt uitgenodigd of wie de andere deelnemers zijn. Dit kan voor de lezer een extra reden zijn om te komen.
  • Noem het belang van de komst van de lezer (waarom moet hij komen?).

Bijvoorbeeld:

Tijdens de informatieavond vertelt wijkwethouder Jansen wat de herinrichtingsplannen precies inhouden. Ook portefeuillehouder Natuur, mevrouw Gerritsen, is aanwezig. Zij geeft een presentatie waardoor u een indruk krijgt hoe het nieuwe park eruit komt te zien. Uiteraard krijgt u ruimschoots de tijd om vragen te stellen.

Bij deze brief vindt u een folder met alle informatie over deze informatiebijeenkomst op een rij. Mocht u niet kunnen komen, dan kunt u een afspraak maken met uw wijkbeheerder. Als er meer mensen geïnteresseerd zijn, dan verzorgt hij een kleine bijeenkomst voor buurtbewoners.

Slot

  • Noem gewenste acties van de lezer. Hij moet zich bijvoorbeeld voor een bepaalde datum opgeven.
  • Eventueel: welke vervolgacties voert jouw organisatie uit?
  • Nodig de lezer uit om te bellen voor extra informatie.
  • Spoor hem aan om te komen! Dat doe je bijvoorbeeld met een wervende zin als ‘Ik kijk uit naar uw komst!’, of: ‘Tot de 15e!’

Bijvoorbeeld:

Kom naar onze informatiebijeenkomst op 15 januari. We ontvangen u graag!

 

Zo schrijf je een goede brief – antwoord op een vraag
Een succesvolle uitnodiging versturen
Checklist uitnodigingen
Boek: Schrijven met LEF – de psychologische kantlijnen
Training: Creatief zakelijk schrijven

Reageer op dit artikel