checklist

10 regels om de negatieve e-mailspiraal om te draaien

Taal en communiceren

We dreigen te verdrinken in e-mail. TED’s Chris Anderson stelde een e-mailcharter op, oftewel een protocol. Dit is de vertaling.

 

1) Respecteer de tijd van de ontvanger. Verzend je een e-mail dan is het aan jou om de tijd die het de ontvanger kost te bekorten, zelfs als dat betekent dat je zelf meer tijd moet besteden aan een goed opgestelde tekst voordat je ‘m verstuurt.
2) Kort of traag antwoorden is niet onbeleefd. Gezien de enorme lading mails is het logisch dat antwoorden tijd kost en dat collega’s niet in detail op je vragen ingaan. Niemand wil overkomen als een onbeleefde hork, dus vat het niet persoonlijk op.
3) Wees helder. Dat begint al bij de onderwerpsregel. Voeg een categorie toe: [info], [actie], [lage prioriteit]. Is je mail langer dan vijf regels, zorg er dan voor dat in de eerste regel al duidelijk is waarom je mailt. Vermijd rare fonts en kleuren.
4) Stop met het stellen van open vragen. Lange mails sturen met een open vraag als ‘wat denk jij hiervan?’ zijn niet handig. Zelfs een vraag als ‘hoe kan ik je helpen?’ is niet behulpzaam. Pak het zo aan: ‘Kan ik je helpen door a) te bellen b) langs te komen of c) me erbuiten te houden?’
5) Stop met het versturen van CC’s. CC’s zijn als konijntjes. Elke toegevoegde geadresseerde zorgt voor een langere responstijd. Denk daar niet te licht over. Kies niet te snel voor ‘Reply all’. Wie weet hoef je maar enkelen te antwoorden. Of niemand.
6) Beperk de waslijst aan mailtjes die je doorstuurt. Stuur geen ellenlange lijsten aan mails door. Beperk je tot een stuk of drie. Of pak de telefoon.
7) Beperk attachments. Zet logo’s niet in bijlagen. Het kost tijd om ze voor niets te openen. Zet teksten niet in bijlagen als het ook in de lopende mail had gekund.
8) Voer ‘codes’ in als EOM (End Of Message) en NNTR (No Need To Respond). Past je boodschap in zes woorden? Zet ze dan in de onderwerpregel, gevolgd doo EOM. De ontvanger hoeft dan niet eens je mail te openen.
9) Stop met het sturen van inhoudsloze kreten zoals ‘graag gedaan’, ‘bedankt’ of ‘vind ik ook. 
10) Bouw periodes in zonder e-mail, bijvoorbeeld halve dagen.
Kijk voor de originele e-mailcharter van TED’s Chris Anderson op: www.emailcharter.org. 
Of stel er zelf een samen met je collega’s! Je kunt er regels in kwijt voor (b)cc-gebruik, antwoordtermijn, taalgebruik en alternatieven. 
  1. Respecteer de tijd van de ontvanger. Verzend je een e-mail dan is het aan jou om de tijd die het de ontvanger kost te bekorten, zelfs als dat betekent dat je zelf meer tijd moet besteden aan een goed opgestelde tekst voordat je ‘m verstuurt.
  2. Kort of traag antwoorden is niet onbeleefd. Gezien de enorme lading mails is het logisch dat antwoorden tijd kost en dat collega’s niet in detail op je vragen ingaan. Niemand wil overkomen als een onbeleefde hork, dus vat het niet persoonlijk op.
  3. Wees helder. Dat begint al bij de onderwerpsregel. Voeg een categorie toe: [info], [actie], [lage prioriteit]. Is je mail langer dan vijf regels, zorg er dan voor dat in de eerste regel al duidelijk is waarom je mailt. Vermijd rare fonts en kleuren.
  4. Stop met het stellen van open vragen. Lange mails sturen met een open vraag als ‘wat denk jij hiervan?’ zijn niet handig. Zelfs een vraag als ‘hoe kan ik je helpen?’ is niet behulpzaam. Pak het zo aan: ‘Kan ik je helpen door a) te bellen b) langs te komen of c) me erbuiten te houden?’
  5. Stop met het versturen van CC’s. CC’s zijn als konijntjes. Elke toegevoegde geadresseerde zorgt voor een langere responstijd. Denk daar niet te licht over. Kies niet te snel voor ‘Reply all’. Wie weet hoef je maar enkelen te antwoorden. Of niemand.
  6. Beperk de waslijst aan mailtjes die je doorstuurt. Stuur geen ellenlange lijsten aan mails door. Beperk je tot een stuk of drie. Of pak de telefoon.
  7. Beperk attachments. Zet logo’s niet in bijlagen. Het kost tijd om ze voor niets te openen. Zet teksten niet in bijlagen als het ook in de lopende mail had gekund.
  8. Voer ‘codes’ in als EOM (End Of Message) en NNTR (No Need To Respond). Past je boodschap in zes woorden? Zet ze dan in de onderwerpregel, gevolgd doo EOM. De ontvanger hoeft dan niet eens je mail te openen.
  9. Stop met het sturen van inhoudsloze kreten zoals ‘graag gedaan’, ‘bedankt’ of ‘vind ik ook. 
  10. Bouw periodes in zonder e-mail, bijvoorbeeld halve dagen.
Kijk voor de originele e-mailcharter van TED’s Chris Anderson op: www.emailcharter.org. Of stel er zelf een samen met je collega’s! Je kunt er regels in kwijt voor (b)cc-gebruik, antwoordtermijn, taalgebruik en alternatieven. 

Reageer op dit artikel