checklist

7 tijdbesparende e-mailtips

Taal en communiceren

Schakel e-mailnotificaties uit.

Telkens als je een signaal krijgt dat je nieuwe mail hebt, ben je afgeleid. Zet je ze uit, dan ben langer geconcentreerd en dus productiever.

Bekijk je mails zo mogelijk maar twee keer per dag.
Ook dit werkt goed voor je concentratie.

Verfijn je zoekstrategie.
Effectief zoeken bespaart je tijd en frustratie. Selecteer op archiefmap en naam (mail van wie, of aan wie). Of gebruik geavanceerd zoeken (Ctrl+Shift+F).

Gebruik sneltoetsen.
Spatiebalk – pagina verder
Ctrl+Shift V – verplaats mail
Ctrl 1 en Ctrl 2 – Mail en Agenda
Ctrl+N/R/F – New/Reply/Forward
Ctrl+Enter – Versturen
Alt+Tab – Wissel van programma
Windows key-D – Toon desktop

Vermeld het onderwerp altijd helder.
Hoe concreter hoe beter. Als de lezer 80% van de boodschap uit je onderwerpsregel kan halen mag je je mail versturen.

Gebruik actiemappen.
Doen Deze Week (mails die je binnen een week afhandelt)
Later/Misschien (mails die je later afhandelt en niet wilt vergeten)
Wachten op (als je wacht op reactie van iemand anders)

Gebruik één bewaarmap.
Mails archiveren kost ongelooflijk veel tijd, hoe meer mapjes hoe meer tijd het kost. Een optie is om al je mail te bewaren in één map: met een goede zoekstrategie kun je mailtjes altijd terugvinden.

Tijd voor e-mailbeleid
E-mailprotocol
Sneltoetsen Outlook
16 blunders bij het mailen
Boek: Europees corresponderen
Training: POWERsecretaresse!

Reageer op dit artikel