checklist

Zorg dat je gehoord wordt

Taal en communiceren

Do’s en don’ts bij communicatie

De secretaresse van nu is onvergelijkbaar met haar collega van vijftig jaar geleden. Toen was het: mond houden en doen wat je gezegd wordt. Tegenwoordig word je geacht om ook inhoudelijk je bijdrage te leveren en is het prima als je je mening geeft. Wat zijn do’s en don’ts als het gaat om communicatie voor een managementondersteuner?

Karen Visser van New Broom geeft je 5 handreikingen voor je strategie:

1. Geef jezelf een podium
Laat zien dat je een eigen mening hebt en niet bang bent om die te geven. Kies wel de juiste momenten en podia; bij de aandeelhoudersvergadering van je bedrijf kun je minder ruimte verwachten dan bij een personeelsbijeenkomst. Toets in overleg met je leidinggevende in hoeverre jullie visies overeenkomen en verschillen. Je hoeft niet te papegaaien wat je manager roept; daarin toon je geen meerwaarde. Staan jullie meningen haaks op elkaar, dan zul je wel water bij de wijn moeten doen – er komen momenten dat je zijn of haar visie moet kunnen verdedigen of toelichten.

2. Bereid ingewikkelde gesprekken voor
De klassieker is je functioneringsgesprek of het gesprek waarin je salarisverhoging wilt vragen. Daarnaast zijn er ook gesprekken die ingewikkeld worden omdat je iemand iets gaat vertellen wat die ander niet wil horen, of niet wil gaan doen. Zoals een collega die haar agenda volledig moet omgooien, of een leverancier die niet langer op je lijst van preferred suppliers staat. Zorg dat je vooruit denkt vanuit het belang van de ander. Het helpt enorm wanneer je jouw belangen en die van de ander op een rij zet en vergelijkt. Welk resultaat wil je bereiken en wat is je absolute ondergrens? Welke tegenwerpingen verwacht je en met welke argumenten kun je die pareren?

3. Bepaal welke communicatiestijl hier handig is
Er bestaan ruwweg twee stijlen. Ten eerste een inlevende/vrouwelijke stijl, waarin veel aandacht is voor het proces en de goede samenwerking. De relatie met de ander staat hierin voorop. Daar tegenover staat de overtuigende/mannelijke stijl, die gebruikmaakt van logische argumenten. Hier staat de inhoud centraal – de relatie een stuk minder – en is het de norm om een hoge mate van assertiviteit te laten zien. Welke stijl je kiest hangt af van je gesprekspartner en waar die gevoelig voor is. Daarbij is ook de langetermijnrelatie een factor: hoe vaak moet je nog met deze persoon door één deur kunnen?

4. Leer goed vragen te stellen
Betrouwbare informatie is essentieel bij een goede communicatie tussen twee mensen. Stel dus open vragen – vragen die niet met ja of nee te beantwoorden zijn, maar waar meer toelichting op nodig is. Voorkom ook vragen waarin je oordeel al verwerkt is: ‘Jij vond dat plannetje zeker ook vrij nietszeggend?’ Vraag door op onduidelijkheden. Het kan nuttig zijn om de laatste kernwoorden van de zin van de ander te herhalen; dat stimuleert iemand om voort te borduren op een uitspraak. Een voorbeeld: je manager zegt ‘Ik verwacht bij de conferentie die we met bedrijf X organiseren dat we vanuit de markt weerstand gaan krijgen.’ Spiegel alleen het woord terug: ‘Weerstand?’ Uitgebreider kan ook: ‘Op welke fronten verwacht je die weerstand?’

5. Leer goed te luisteren
Een goede luisteraar heeft meer dan een prima werkend stel oren. Wil je écht goed luisteren, dan is het belangrijk dat je de ander de ruimte geeft. Geen zinnen afmaken, niet opjagen… Moedig je gesprekspartner ook aan, door oogcontact te maken, te knikken of instemmende geluiden te maken. Dat laatste hoeft niet te betekenen dat je het overal mee eens bent, maar wel dat je laat zien dat je gehoord hebt wat de ander bedoelt.

Reageer op dit artikel