checklist

16 blunders bij het e-mailen

Taal en communiceren

E-mail is vandaag de dag zonder enige twijfel een van onze belangrijkste communicatiemiddelen. Helaas: hoe meer e-mails mensen schrijven en sturen, hoe meer fouten ze maken.

Deze blunders kunnen dramatische gevolgen hebben. Het zal niet de eerste keer zijn dat iemand naast een promotie grijpt of zelfs zijn job verliest door een fatale misser tijdens het e-mailen.

Hieronder de vaakst voorkomende blunders op een rijtje. Aan jou om ervoor te zorgen dat je ze niet begaat.

  1. Je e-mail verzenden voor die af is
    De beste manier om deze fout te voorkomen, is eigenlijk erg eenvoudig. Voeg het e-mailadres van de ontvanger pas toe wanneer je klaar bent met schrijven.
  2. De bijlage vergeten
    Deze fout wordt heel vaak gemaakt. Begin met het uploaden van de nodige documenten voor je een bijhorend bericht schrijft. Zo voorkom je dat je nog een tweede e-mail moet sturen met het beloofde materiaal en je excuses.
  3. Onmiddellijk een antwoord verwachten
    Loop een halve minuut na het versturen van een e-mail niet naar het bureau van de ontvanger om te vragen of je bericht al is aangekomen. Natuurlijk is dat bericht aangekomen, en de ontvanger zal je antwoorden wanneer hem dat past. Zo werkt e-mail nu eenmaal.
  4. Nutteloze e-mails doorsturen
    Het werk is niet de juiste plek om mopjes te forwarden. Gebruik je account van het werk enkel voor professionele doeleinden.
  5. E-mails beantwoorden voor je al je mail hebt bekeken
    Wanneer je na een weekje vakantie weer op het werk aankomt, lees dan eerst al je e-mailberichten. Het is best mogelijk dat sommige problemen ondertussen al door een collega zijn opgelost, en dat er dus geen reactie meer vereist is. Vermijd dubbel werk en overbodige communicatie.
  6. Ontvangers verwijderen wanneer je op ‘reply all’ hebt geklikt
    Gooi geen mensen van de ontvangerslijst wanneer ze het originele bericht wel ontvangen hebben. Andere ontvangers zullen dat immers ongetwijfeld opmerken.
  7. Steeds opnieuw je digitale handtekening toevoegen
    Je collega’s weten ondertussen heus wel wie je bent. Maakt je e-mailprogramma automatisch een digitale handtekening aan, neem dan even een tiende van een seconde de tijd om die te verwijderen wanneer je naar mensen mailt die je goed kent. Een telefoonnummer meegeven kan nooit kwaad, maar die hele brief met je titel, functie en adres is nergens voor nodig.
  8. Je e-mails te snel schrijven
    Wees niet te nonchalant. Schrijf iedere e-mail alsof hij zal voorgelezen worden op het Sint-Pietersplein tijdens de inzegening van een nieuwe paus.
  9. Het e-mailbeleid van je bedrijf geweld aandoen
    Hou je aan de huisregels wanneer je e-mails verstuurt.
  10. Elementaire beleefdheid over het hoofd zien
    Een vriendelijke aanspreking, een groet aan het einde: veel is er niet nodig om beleefd te zijn. Gebruik indien mogelijk de naam van de ontvanger. Wees vriendelijk, maar slijm niet.
  11. E-mailen wanneer je boos bent
    Doe dit NOOIT. Een mail – zeker een zakelijke mail – die doorspekt is met emoties kan catastrofale gevolgen hebben. Het klinkt misschien oubollig, maar slaap er een nachtje over. Bewaar je bericht en kijk de volgende ochtend na of je dat nog steeds wil verzenden.
  12. Het belang van je onderwerp onderschatten
    Geef je e-mail een interessant onderwerp mee, zodat de ontvanger zeker geneigd zal zijn je bericht te lezen. Gebruik een veelzeggende en beschrijvende titel.
  13. De verkeerde bijlage versturen
    Kijk na of je het juiste document hebt toegevoegd. Wanneer je een bijlage nog even naleest voor je je e-mail verstuurt, vergeet dan niet om eventuele wijzigingen ook in het originele document door te voeren. Als je enkel de versie aanpast die aan je mail vastzit, kan dat tot problemen leiden.
  14. Geen context meegeven
    Ook al hing je een uur geleden nog met de bestemmeling aan de telefoon, laat hem of haar in je e-mail opnieuw even weten waarom je eigenlijk mailt.
  15. Vertrouwelijke e-mails forwarden
    Het gebeurt niet zelden dat de zender van het originele bericht de e-mail opnieuw in handen krijgt en ziet dat zijn vertrouwelijke brief werd doorgestuurd. Je geloofwaardigheid zal een flinke knauw krijgen.
  16. Per ongeluk ‘reply all’ toepassen
    Dit is een klassieke misser. Niet alleen kan het behoorlijk gênant zijn, afhankelijk van wat je schreef kan het de relatie met je baas en/of collega’s zware schade toebrengen.

 

Bron: Jobat.be

Etiquette voor e-mail
E-mailbehandeling: afspraken binnen een organisatie
Gedragsregels bij e-mailen
Boek: Correspondentie Support
Training: Bewust schriftelijk communiceren

Reageer op dit artikel