vraag & antwoord

Bestaan er standaardregels voor de lay-out van een brief?

Taal en communiceren

Daar zijn geen standaardregels voor. In de meeste bedrijven zijn werknemers zelf verantwoordelijk voor de lay-out van hun correspondentie. Daar hoort het hanteren van de huisstijl bij. Je kunt het volgende stappenplan gebruiken om tot een huisstijl te komen: stap 1: het ontwikkelen van de huisstijlVormgeving, taalgebruik, logo’s, indeling van brieven, ontwerpers instrueren en de opdracht […]

Daar zijn geen standaardregels voor. In de meeste bedrijven zijn werknemers zelf verantwoordelijk voor de lay-out van hun correspondentie. Daar hoort het hanteren van de huisstijl bij. Je kunt het volgende stappenplan gebruiken om tot een huisstijl te komen:

stap 1: het ontwikkelen van de huisstijl
Vormgeving, taalgebruik, logo’s, indeling van brieven, ontwerpers instrueren en de opdracht coördineren.
stap 2: werknemers informeren:
– de introductie van de huisstijl. Nodig alle medewerkers uit voor een ‘workshop huisstijl’. Hoe ziet de huisstijl eruit, voor welke (interne en externe) communicatiematerialen geldt het? Wat wordt er van de medewerkers verwacht? Hoe komt het op de buitenwereld over als ze allerlei brieven ontvangen? Probeer een bonte verzameling van voorbeelden te laten zien. Wijs op de nadelen van de huidige werkwijze en op de voordelen van een uniforme en consequent toegepaste huisstijl.
stap 3: het praktisch mogelijk maken voor de werknemers om de huisstijl te hanteren:
– De pc’s kun je zo instellen dat iedereen in Word automatisch opstart met de huisstijl (opmaakprofiel). Ook kun je standaard/voorbeelddocumenten en -brieven aanmaken en toevoegen zodat iedereen meteen vanuit het goede sjabloon een brief typt.
– Maak een huisstijlhandboek waarin de medewerkers alles kunnen nalezen (welke documenten, welk lettertype, welke lettergrootte, wat komt er in het adres, hoe onderteken je, waar komt het logo, vermeld je wel of niet de website of een slogan van het bedrijf, enz.) en voeg voorbeeldbrieven, -faxen e.d. toe.
– In het begin kun je een aanspreekpunt voor de medewerkers zijn om de introductie en het gebruik van de huisstijl goed te laten verlopen.

Reageer op dit artikel