vraag & antwoord

Hoe kun je klachten van klanten systematisch vastleggen?

Taal en communiceren

Een systematische registratie van klachten geeft een goed overzicht van de kwaliteit die de organisatie levert en de waarschijnlijke oorzaken van klachten. Klachten en opmerkingen van klanten kun je het beste registreren in een klachtenregistratieformulier. In het formulier moet de inhoud van de klacht duidelijk worden vastgelegd, maar ook of de klacht is opgelost, wanneer, […]

Een systematische registratie van klachten geeft een goed overzicht van de kwaliteit die de organisatie levert en de waarschijnlijke oorzaken van klachten. Klachten en opmerkingen van klanten kun je het beste registreren in een klachtenregistratieformulier. In het formulier moet de inhoud van de klacht duidelijk worden vastgelegd, maar ook of de klacht is opgelost, wanneer, door wie en hoe. Ruwweg bevat een klachtenregistratieformulier de volgende gegevens:

· NAW klant; wanneer, waar en door wie de klacht is vastgesteld
· de datum van de klachtmelding, persoon door wie de klacht is aangenomen en persoon aan wie de klacht is doorgegeven voor afwikkeling
· omschrijving van de klacht
· gegevens over de afwikkeling (wanneer, door wie, hoe opgelost)
· contacten met de klant over de afwikkeling (data, afspraken, acties).  

 

Reageer op dit artikel