vraag & antwoord

Is een mededelingenbord zinvol?

Taal en communiceren

Het mededelingenbord is nog steeds een uitstekend middel om informatiestromen op gang te brengen en te houden. Voorwaarde voor een zinvol gebruik is dat duidelijk is wie het bord beheert. Vermeld dat dus duidelijk, bijvoorbeeld ergens op het bord.Het beheer begint met de vorm van het bord en de wijze waarop daarop berichten verschijnen, met […]

Het mededelingenbord is nog steeds een uitstekend middel om informatiestromen op gang te brengen en te houden. Voorwaarde voor een zinvol gebruik is dat duidelijk is wie het bord beheert. Vermeld dat dus duidelijk, bijvoorbeeld ergens op het bord.
Het beheer begint met de vorm van het bord en de wijze waarop daarop berichten verschijnen, met punaises, magneten of plakkers. Ook over de plaatsing van het bord moet je goed nadenken. Voor de ene organisatie is de bedrijfskantine een goede plek, voor de andere de centrale hal. Afgesproken moet worden wie berichten kan plaatsen. De beheerder is verantwoordelijk voor de vorm, inhoud en aard van de berichten en moet dus ook inspraak hebben op vorm en inhoud. Een te ingewikkelde tekst moet herschreven kunnen worden.
Berichten die niet bestemd zijn voor buitenstaanders horen niet op het (voor iedereen zichtbare) bord. Ook voor dringende berichten en oproepen is het mededelingenbord niet geschikt. De kans bestaat immers dat ze niet op tijd gelezen worden. Kies hiervoor een directer kanaal, zoals mondeling informeren of een brief naar het huisadres.
Werkinstructies of veiligheidsvoorschriften die permanent van belang zijn in de organisatie zijn eveneens weinig geschikt voor het mededelingenbord. Mensen kennen de berichten na verloop van tijd en nemen ze niet meer op.

Berichten voor het mededelingenbord moeten kort en kernachtig worden geformuleerd. Hoe minder woorden, hoe beter. Uiteraard moet de inhoud wel duidelijk zijn. De zes W’s kunnen helpen bij de formulering: wie, wat, waar, wanneer, waarom, waarmee? De lay-out moet duidelijk zijn en niet te druk. Het lettertype moet aangepast zijn aan de medewerkers met een leesbril.
Berichten mogen niet te lang blijven hangen. Bepaal van tevoren hoe lang, bijvoorbeeld maximaal één maand. Neem daartoe een datum op bovenaan het bericht. Verder kan je er voor kiezen de nieuwste berichten bovenaan te plaatsen, zodat oudere berichten steeds verder naar beneden opschuiven.
Zorg ook voor een duidelijke rubrieksindeling, die je bovenaan het bord vermeldt.

Reageer op dit artikel