vraag & antwoord

Zakelijke mail: tips

Taal en communiceren

Nog maar twintig jaar geleden verliep het grootste deel van de zakelijke correspondentie via brieven. Dat is nu wel anders. De brievenbus blijft leger en we communiceren vaak elektronisch via e-mail en apps. Voor brieven bestonden er veel regels over de indeling. Mail lijkt veel vrijer te zijn. Toch is het handig om een aantal […]

Zakelijke mail: tips

Nog maar twintig jaar geleden verliep het grootste deel van de zakelijke correspondentie via brieven. Dat is nu wel anders. De brievenbus blijft leger en we communiceren vaak elektronisch via e-mail en apps. Voor brieven bestonden er veel regels over de indeling. Mail lijkt veel vrijer te zijn. Toch is het handig om een aantal zaken in de gaten te houden.

Van brief naar e-mail; de veranderingen en tips

Structuur

Bij een brief moet je bedenken hoe je de kop van de brief structureert. Daar hoef je je bij een mail niet druk over te maken: er zijn vaste vakjes voor de geadresseerde, mede-geadresseerde en het onderwerp. Je eigen mailadres staat automatisch vermeld en ook het tijdstip waarop je de mail verzendt. Het kan handig zijn om een cc (kopie) naar iemand te sturen. Pas wel op voor de beruchte cc-ziekte. Sommige mensen sturen voortdurend cc’s aan grote groepen mensen, waardoor overal de mailboxen volstromen. Beter is het om het aantal geadresseerden te beperken tot het strikt noodzakelijke. Wist je trouwens dat e-mailminderen bij jezelf begint?

Nog een tip: gebruik bcc als je een mail stuurt aan een grote groep mensen. Alle geadresseerden krijgen de mail dan zonder te zien wie de mail nog meer heeft gekregen. Geen lange lijst van e-mailadressen aan het begin van de mail, meer privacy voor de geadresseerden en minder kans op spam.

Aanhef

Een lastige overweging is nog altijd hoe je iemand aanspreekt. Al te formele vormen kunnen achterwege blijven in een mail. In de Dikke Van Dale stond vroeger een bijlage waarin je precies kon opzoeken hoe je een wethouder moest aanschrijven (Weledelgestrenge of Hooggeachte Heer/Mevrouw) of een professor (Hooggeleerde Heer/Mevrouw). Dergelijke formules zijn niet meer van deze tijd. Het kan eenvoudiger en informeler.

Een beleefde aanhef is Geachte in combinatie met een achternaam.

Geachte heer De Vries,

Geachte mevrouw Bos,

Geachte heer/mevrouw Kok, (als je niet weet of iemand man of vrouw is)

Geachte heer/mevrouw, (als je iemands naam niet kent; liever geen L.S. gebruiken)

Ken je degene die je mail persoonlijk, dan kun je Beste en een voornaam gebruiken.

Beste Peter,

Soms zie je een dubbele aanhef:

Geachte heer Zwart, Beste Peter

Het reflecteert echter te veel twijfel en het is omslachtig: maak dus toch een keuze.

Afsluiting

De lange formules horen tot het verleden. Dus geen:

Met de meeste hoogachting verblijf ik,

In de meeste gevallen is ‘Met vriendelijke groet’ of ‘Met vriendelijke groeten’ een adequate afsluiting. Vermeld daarna je volledige naam en eventueel je functie.

Is de verhouding wat persoonlijker dan kan de groet korter:

Groeten,

Groet,

Met groet,

Veel bedrijven hebben daarna een ‘handtekening’ met alle adresgegevens en telefoonnummers. Dat is handig: zo beschikt degene met wie je mailt over de goede gegevens (houd de handtekening dus wel up-to-date). Je kunt de handtekening ook gebruiken voor het logo, een korte slogan of een verwijzing naar de website of Facebook-pagina van het bedrijf.

Wel per brief

Bedenk welke zaken nog wél per brief moeten. Dat zijn bijvoorbeeld contracten (alleen al vanwege de handtekeningen) en andere belangrijke, vertrouwelijke afspraken die je graag wilt documenteren. Rekeningen en facturen worden nu nog vaak per post verstuurd, maar ook hier is een kentering gaande. Stuur een factuur overigens nooit als tekstverwerkingsbestand. Maak er een pdf van: dan weet je zeker dat de lay-out hetzelfde blijft en de tekst niet zomaar kan worden aangepast.

Korte berichten, bijvoorbeeld om een afspraak te bevestigen of om informatie te vragen, kunnen prima per mail.

Lees ook

Digi-taal: schrijven voor de digitale lezer
Zakelijk schrijven met emotie
Klantvriendelijk schrijven

Verdieping

Klantgericht schrijven voor je bedrijfswebsite [vakbase]
Schrijfopdracht voorbereiden [vakbase]
Eerste hulp bij taalkwesties [workshop]
Manage je mailbox in Outlook [workshop]
Kei in taal [training]

Reageer op dit artikel