checklist

Vergeet jezelf niet

Coördineren

Bereid afspraken voor

Je draait alle benodigde papieren voor vergaderingen uit of plaatst deze op de tablet-pc van je manager. Je zoekt bij de afspraak behorende documenten op en je reserveert vergaderruimten en regelt de catering. Je hebt dus al genoeg te doen!

Zorg dat je elkaar niet misloopt; check wanneer je elkaar voor het laatst ziet of spreekt, voorafgaand aan een afspraak om alles kort door te nemen.

Beheer informatie voor een afspraak
Mails met bijlagen, informatie, telefoonnummers, een vergaderagenda, actielijsten, discussies over onderwerpen. Deze kun je allemaal aan de digitale afspraak toevoegen. Dit kun je doen door de afspraak in Outlook te openen, te kiezen voor het tabblad Invoegen en dan voor Bestand (voor gegevens die al op het netwerk staan) of Item (om andere mailtjes in te voegen).

Blokkeer afspraken in je agenda
Het notuleren van vergaderingen is een voorbeeld van een afspraak die je in je eigen agenda kunt vastzetten. Ook andere afspraken waar jouw aanwezigheid gewenst is, kun je inplannen (en eventueel voorzien van een zelf te kiezen kleur). Zo weet je wat realistisch en haalbaar is in je eigen planning.

Als secretaresse kun je ook te maken hebben met projecten waarvoor jij (mede)verantwoordelijk bent. Is het jouw taak om samen met de afdeling P&O kerstpakketten uit te kiezen, dan is dit in de zomer al actueel. Plan eerst de dag van de uitreiking van de kerstpakketten. Reken daarna terug wanneer wat moet gebeuren en wanneer jullie daadwerkelijk van start gaan met dit project. Plan alle afspraken in en vergeet ook alle tussentijdse deadlines niet.

 

Reageer op dit artikel