checklist

Buig tijdvreters om naar tijdgevers

Coördineren

Jij hebt ze vast ook: klussen waar je op afknapt of waar je juist energie van krijgt. Om te weten waar veel energie naar wegvloeit is het goed te kijken naar je werkgewoontes.

Buig de tijdvreters om naar tijdgevers! Tips van Trudis Baart.

  • Stel jij het opruimen van je bureau of archief uit? Moet je steeds zoeken naar de juiste documenten? Keurige stapels in plastic mapjes die je telkens even doorloopt op zoek naar hetgeen je nodig hebt? Neem je zoektijd voor lief? Onverstandig! Besteed juist wel tijd aan je eigen werkplek; ruim je bureau op en leg er alleen neer waar je mee werkt en wat je daarbij nodig hebt. Alle overige spullen gaan in de kast.

  • Een tweede hindernis: ergens aan beginnen en niet afmaken. Als je geen tijd hebt moet je er niet aan beginnen. Als het niet af is maar wel af zou moeten zijn, geef het dan prioriteit en maak het af. Het voortdurend denken aan die klussen die nog niet af zijn, kost je sloten energie.

  • Aantekeningen op post-its maken… en kwijtraken. Aantekeningen maak je zoveel mogelijk digitaal. Plaats ze bij een document, in een afspraak in je agenda, of bij Notities (Control + 5). Als je een vaste plaats aanhoudt voor dit soort aantekeningen hoef je niet meer te zoeken.

  • Lees jij ook meermalen papier zonder besluit of actie? Jammer! Wen eraan dat je teksten aandachtig leest en er direct een besluit aan koppelt. Moet ik hier iets mee? Zo ja, wanneer (agenda). Is het informatie die ik moet bewaren? Zo ja, sla het op. Is het uitsluitend ter informatie? Gooi het weg.

  • Lees je e-mail meermalen zonder besluit of actie? Je kent ze wel: e-mail lezen en denken… geen zin in. Of, geen tijd voor. Ik zet ‘m weer op ongelezen. Na het bericht ‘you’ve got mail’ ben je blij verrast omdat er meer mail is dan je had verwacht… twee mails? Bij het openen en lezen van de mail komt dan zo’n déja vu gevoel… Wist je dat e-mails gemiddeld zeven keer geopend worden voordat ze afgehandeld zijn? E-mail lees je als je tijd hebt en neem dan ook direct een besluit: afhandelen, plannen of weggooien.

  • Ben jij zo’n multitasker: e-mail afhandelen tussen alle andere klusjes door? Het lijkt efficiënt maar is het niet. Je hebt te weinig focus op je mail en zult dus snel geneigd zijn om e-mail onafgewerkt in je e-mailbox te laten staan.

Verander dit gedrag en win kostbare tijd. Hier volgen tips:

  • Maak het nemen van beslissingen tot een gewoonte. Dus geen uitstelgedrag meer!

  • Je kunt pas goed plannen als je leert om keuzes te maken op het moment dat een taak zich aandient. Als je taken en taakverzoeken laat oplopen doordat je geen duidelijke keuze maakt, creëer je je eigen achterstanden en chaos. Soms kun je niet direct een duidelijke beslissing nemen, los het dan zo op: zet de taak in je agenda (namelijk het nemen van een beslissing over datgene waar je vandaag nog niet aan kunt beginnen).

  • Doe het één keer en leg het niet terug in dezelfde staat. Neem altijd een besluit: bewaar het (archiveer), sla het op bij het overleg dat je volgende week hebt, handel het af of gooi het weg.

  • Doe je taak in één keer goed en maak het werk zo ver mogelijk af. Begin dan ook pas als je tijd hebt om te werken aan deze taak. Het duurt een tijdje (10-13 minuten) voordat je weer gefocust bent op je taak. Nu geen tijd? Begin er dan ook niet aan, maar plan de taak in je agenda.

  • Verbeter je concentratie door je werk onder te brengen in een structuur. Leg je werk vast, schrijf het op, gebruik je hoofd om te denken – niet als to do lijst.

  • Zorg ervoor dat je minder gestoord wordt door de telefoon (zo mogelijk) door te schakelen, zet de melding ‘you’ve got mail’ uit en maak vaste afspraken met mensen met wie je veel te bespreken hebt.

  • Doe acties als ze nog klein zijn: acties kunnen problemen worden ‘Kill the monster when it’s small’.

  • Begin de dag met een rotklus: dat zijn namelijk energievreters. Ergens in je hoofd ben je je steeds bewust van onaffe taken. Vier je succes zodra ze afgehandeld zijn en begin aan de volgende taak.

  • Kies een vast moment in de week (of op de dag) om even bóven je werk te staan: neem tijd voor reflectie en planning. Terugkijken, vooruitkijken en bedenken of je iets eigenlijk wel moet doen en zo ja, wanneer dan.

Deze tips stonden ook in het maartnummer van management Support Magazine en zijn van de hand van Trudis Baart, van All-in-control.

Wat zijn ineffectieve gewoontes?
Tips voor een opgeruimde werkplek
Manage je werkplek
Training: Het Nieuwe Werken juist op het secretariaat

Reageer op dit artikel