nieuws

Projectmanagement: welke spoedvraag heeft écht prioriteit?

Coördineren

Projectmanagement: welke spoedvraag heeft écht prioriteit?

Door projectmanagement op te pakken als nieuwe taak, verrijk je je functie en ben je van meerwaarde voor je organisatie. Teamleider document control en project assistants Trudy van Heijningen: “Iedere projectmanager vindt zijn project natuurlijk het belangrijkst. Ik kijk wat echt belangrijk is.”

Naam: Trudy van Heijningen
Functie: teamleider document control & project assistants
Organisatie: Frames Group

“Wij ontwerpen fabrieken en installaties om olie en gas te winnen. Het projectmanagement, van het inkoopproces van de leveranciers tot de oplevering van het project, doen wij ook intern. Een belangrijke taak van ons projectteam is document control. Het administreren van alle bouwtekeningen, constructieprocedures, veiligheidsprotocollen en certificaten die moeten worden goedgekeurd voordat de bouw kan beginnen. De projectassistent houdt die documentenstroom in de gaten en moeten ervoor zorgen dat de juiste documenten op het juiste moment op de juiste plaats liggen. Ik ook.”

Lees ook hoe Sanne van der Zee projectklussen klaart

Lees ook hoe Sanne van der Zee projectklussen klaart

“Daarnaast ben ik verantwoordelijk voor het coördineren van het team projectassistenten, meestal tien tot twaalf personen, afhankelijk van de flexibele inhuur. Ik moet ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde manier werkt. De projectassistenten zijn ook verantwoordelijk voor de afhandeling van facturatie aan de klant en de inkooporders. Aan zo’n inkooporder zit een handleiding en een installatieboek vast van soms wel 15.000 pagina’s. Wij moeten ervoor zorgen dat die boeken goed in elkaar zitten en goed bij de klant terechtkomen. De projectassistenten vervullen bij ons dus een heel belangrijke rol, ze trekken samen met de projectmanager het project, en hebben vier tot zes projecten tegelijk onder hun hoede.
Als wij aankomen op het werk, kunnen er zomaar tien spoedhulpvragen liggen. En iedere projectmanager vindt zijn project natuurlijk het belangrijkst. Als ik het projectteam bij elkaar roep, zaken uitleg en afspraken maak, dan is er begrip en komen we er altijd wel uit. Ik kijk wat echt belangrijk is en welke vijf kleinere vragen we bijvoorbeeld binnen een uur kunnen oplossen. Die doen we dan eerst. Alles wat te maken heeft met een verkooporder krijgt voorrang. Verder ga ik in gesprek met mensen. Vaak blijkt dat iets niet echt spoed heeft en het de volgende dag afgehandeld kan worden.”

Judith Stenvers vertelt over haar tijd als projectassistent

Judith Stenvers vertelt over haar tijd als projectassistent

“Afgelopen jaar zijn we een zelfsturende organisatie geworden. Dat is een nieuwe manier van werken en iedereen moet daar erg aan wennen. Jij hebt de verantwoordelijkheid, dus je waakt ervoor alles goed en op tijd uit te voeren, en vooral ook af te stemmen met iedereen. Als er veel projecten zijn en te weinig mensen, geeft dat weleens problemen, hoewel ik uitzendkrachten mag inschakelen. Alleen is de inwerkperiode voor projectassistenten een half jaar, dan pas begrijpen ze onze business en kunnen ze op volle kracht meewerken. Dus het werk is soms sneller zelf gedaan dan iemand in te werken.
Mijn toverwoord: mensen persoonlijk benaderen. Het is makkelijk om maar weer een e-mail over de schutting te gooien met iedereen in de cc. Ik loop vaak naar mensen toe, dan heb je oogcontact en kun je dingen beter uitleggen, of bel ten minste even. Daar bereik je veel meer mee dan met e-mail. Verder ben ik altijd vrij direct. Als ik vragen heb, stel ik die aan de mensen die daar antwoord op kunnen geven. Schroom niet om dingen te vragen, ook niet aan je team. Stel je kwetsbaar op, waardoor andere mensen dat ook bij jou doen en je een betere samenwerking krijgt. Ga niet zelf het wiel uitvinden, dat kost onnodig tijd.”

Reageer op dit artikel