vraag & antwoord

Hebben jullie tips voor het maken van een processenmap voor het secretariaat?

Coördineren

Een processenmap dient ter ondersteuning en verduidelijking van ieders werkzaamheden en kan ook handig zijn als naslagwerk bij indiensttreding van een nieuwe medewerker. Je kunt het dus ook zien als een handboek voor het secretariaat. Om gerichte procedures vast te leggen volgens een uniforme techniek (processchema’s, flow-charts) kun je een gespecialiseerd bedrijf in de arm […]

Een processenmap dient ter ondersteuning en verduidelijking van ieders werkzaamheden en kan ook handig zijn als naslagwerk bij indiensttreding van een nieuwe medewerker. Je kunt het dus ook zien als een handboek voor het secretariaat.

Om gerichte procedures vast te leggen volgens een uniforme techniek (processchema’s, flow-charts) kun je een gespecialiseerd bedrijf in de arm nemen. Maar je kunt het natuurlijk ook zelf doen. Start met inventariseren van alle werkzaamheden van het secretariaat. Betrek het MT hier ook bij. Laat hen in kaart brengen welke ‘diensten’ zij verwachten van het secretariaat. Kijk ook naar je functieomschrijving en breng zo alle taken in beeld inclusief taken en werkzaamheden die niet in je functieomschrijving staan, maar waarvan het MT van je verwacht dat je ze uitvoert.

Daarna kun je op basis van prioriteiten of alfabet de werkzaamheden en taken beschrijven. Probeer dit op uniforme wijze te doen. Houd voor ogen dat ook een leek moet kunnen begrijpen wat er staat. Vermijd jargon en als je veel interne afkortingen gebruikt, maak dan een afkortingenlijst met betekenissen.

Hoe krijg ik zicht op ieders werkzaamheden?
Organiseer je kantoor
Je werk delegeren
Je takenpakket managen
Boek: Handboek Secretaresse Assistent
Training: Verbeter de performance van je secretariaat

Reageer op dit artikel