vraag & antwoord

Hebben jullie tips voor het samenvoegen van twee secretariaten?

Coördineren

Omdat een reorganisatie van het secretariaat niet op zichzelf staat en verbonden is met de reorganisatie van de rest van het bedrijf moet de samenvoeging van twee secretariaten in een groter geheel worden geplaatst.  Hiervoor is het belangrijk eerst een analyse te maken van de voorgaande en de huidige situatie. Daarna moet je vaststellen welke […]

Omdat een reorganisatie van het secretariaat niet op zichzelf staat en verbonden is met de reorganisatie van de rest van het bedrijf moet de samenvoeging van twee secretariaten in een groter geheel worden geplaatst.  Hiervoor is het belangrijk eerst een analyse te maken van de voorgaande en de huidige situatie. Daarna moet je vaststellen welke functie het nieuwe secretariaat gaat vervullen.
Een analyse richt zich o.a. op:
– Belang en verwachtingen van de afdelingshoofden of directie (de afnemers van de diensten van het secretariaat).
– De rol en wensen van de medewerkers.
– Bestaande en mogelijke verhoudingen.
– Inzichtelijk maken van bestaande en mogelijke verantwoordelijkheden, taken en functies (o.a. om in-zicht te krijgen in bundeling van taken waarvoor medewerkers met een bepaalde deskundigheid bij el-kaar moeten worden gebracht).
– Inzichtelijk maken van tijdsbestedingen en prioriteiten.
Voor de analyse worden intern gesprekken met directie/het management en de secretariaatsmedewer-kers gevoerd. Op basis van de analyse kan een (concept-)plan (organisatiemodel) voor een koppeling van de secretariaten worden gemaakt.

Of een nieuw secretariaat zal functioneren is zeer afhankelijk van de acceptatie en het veranderingsvermogen van de werknemers op het secretariaat. Een goed plan en duidelijke communicatie is daarbij essentieel. De hoofdtaken van het hele secretariaat en van de individuele medewerkers moeten duidelijk in kaart gebracht worden en iedere medewerker krijgt een nieuwe functieomschrijving. Een office manager moet een goede overlegstructuur en werkstructuur opzetten, een planning en werkafspraken maken, en dit coördineren en evalueren met de medewerkers.

In de werkwijzer ‘Office Management’ van Management Support Media staat veel informatie over de organisatiestructuur en het secretariaat, taken voor de afdeling, projectaanpak, communicatie, overlegstructuur enzovoort.

 

Reageer op dit artikel