vraag & antwoord

Hoe geef ik gestalte aan een vakgroep secretaressen en wat wordt er van een vakgroepleider verwacht?

Coördineren

De leidinggevende van het secretariaat is eindverantwoordelijk voor het definiëren van doelen, planningen en werkzaamheden, het verloop van de processen en de kwaliteit van de ondersteunende diensten en eventuele projecten die de medewerkers van het secretariaat leveren. Het is voor een groot deel een coördinerende rol. Je moet goed op de hoogte zijn van wat […]

De leidinggevende van het secretariaat is eindverantwoordelijk voor het definiëren van doelen, planningen en werkzaamheden, het verloop van de processen en de kwaliteit van de ondersteunende diensten en eventuele projecten die de medewerkers van het secretariaat leveren. Het is voor een groot deel een coördinerende rol. Je moet goed op de hoogte zijn van wat van jullie verwacht wordt vanuit de organisatie, de klanten en het management. Daarvoor moet je afspraken maken met het management (MT). Met het MT kun je de doelen vaststellen die de secretariële afdelingen moeten behalen.
Je bent ook verantwoordelijk voor het functioneren van de medewerkers. Daarom moet je hen volledig en duidelijk instrueren, en regelmatig met hen communiceren (over hun persoonlijk functioneren, over wat er van hun individueel en van het secretariaat als geheel wordt verwacht, enz.).
Bij leidinggeven komt veel kijken (denk o.a. aan managementvaardigheden, communicatie, doelen stellen, planningen maken, instructies schrijven, feedback geven, conflictoplossing). Zeker wanneer de secretariaten verdeeld zijn over verschillende vestigingen is communicatie en informatievoorziening een belangrijk punt.

Er zijn veel boeken op de markt die over leidinggeven gaan. Je kunt ze vinden bij: www.managementboek.nl.

 

Reageer op dit artikel