vraag & antwoord

Hoe kan ik op een projectmatige manier een secretariaat opzetten?

Coördineren

Je kunt voor jezelf een onderscheid maken tussen procesmatige en projectmatige werkzaamheden. De criteria die je daarbij kunt hanteren zijn o.a.: Is er een vast tijdsbestek waarbinnen deze taak geplaatst kan worden (is iets doorlopend of gerelateerd aan een bepaalde periode? Met andere woorden: heeft iets een begin en een definitief eind?). Zijn er zaken die je […]

Je kunt voor jezelf een onderscheid maken tussen procesmatige en projectmatige werkzaamheden. De criteria die je daarbij kunt hanteren zijn o.a.:

Is er een vast tijdsbestek waarbinnen deze taak geplaatst kan worden (is iets doorlopend of gerelateerd aan een bepaalde periode? Met andere woorden: heeft iets een begin en een definitief eind?).

Zijn er zaken die je kunt opzetten en afronden? (denk aan nieuwe taken of zaken die verbeterd kunnen worden, bijvoorbeeld: opzetten digitaal archief, implementatie huisstijl, samenstellen procedureboek).

Is er een leidinggevende aan te wijzen en zijn er taken die gedelegeerd kunnen worden? Hoe verloopt de coördinatie?

Vraag anders aan je managers welke taken het secretariaat kan uitvoeren die onderdeel uitmaken van een project of zelf een project zijn (zoals een verhuizing of het opzetten van een backoffice voor de afdeling verkoop).

Het is lastig om een taak in de mal van een project te passen als die daar niet in past. Andere taken kun je heel goed op een projectmatig manier uitvoeren, maar het functioneren van het secretariaat moet voorop staan.

Als je meer wilt lezen over projecten is ‘Werken aan projecten’ van Ruud Kor een goed boek. Het geeft o.a. inzicht in hoe een project en een projectteam eruit zien, het behandelt deadlines, samenwerken, planningen enz. Een ander goed boek is het TEAM-handboek van Peter Scholtes, dat gaat over de manieren waarop je in teamverband kunt werken, o.a. verbeterplannen opzetten, werken in projecten (rollen, taken enz.).

Reageer op dit artikel