vraag & antwoord

Hoe schrijf ik een verbeterplan voor het directiesecretariaat?

Coördineren

Bij een verbeterplan ga je uit van de dagelijkse praktijk op het secretariaat. Breng goed in kaart welke bijdrage het secretariaat nu levert aan de organisatie, de afzonderlijke afdelingen, de directie/managementleden en de werknemers. Wat zijn jullie verantwoordelijkheden en werkzaamheden? Vervolgens zet je op een rij wat er van het secretariaat verwacht wordt, zowel voor de […]

Bij een verbeterplan ga je uit van de dagelijkse praktijk op het secretariaat. Breng goed in kaart welke bijdrage het secretariaat nu levert aan de organisatie, de afzonderlijke afdelingen, de directie/managementleden en de werknemers. Wat zijn jullie verantwoordelijkheden en werkzaamheden?

Vervolgens zet je op een rij wat er van het secretariaat verwacht wordt, zowel voor de ‘services’ die jullie op kantoor verlenen als met het oog op nieuwe diensten in de toekomst. Je kunt inventariseren bij de verschillende afdelingen en managers met wie je samenwerkt.

Daarnaast inventariseer je met de secretariaatsmedewerkers wat het uitvoeren van jullie werkzaamheden zou kunnen vergemakkelijken (Wat mist er? Wat kan beter?), waardoor jullie beter zouden kunnen functioneren, of wat kostenbesparend zou kunnen werken.

Je kunt bij je verbeterplan schematisch weergeven wat de huidige situatie is en wat de wenselijke situatie moet zijn. Daarbij geef je aan wat de deelstappen zijn om van A (huidig) naar B (wenselijk) te komen en motiveer die voorstellen. Vermeld ook eventuele kosten.

Basiseisen waaraan een secretariaat moet voldoen
Inrichten secretariaat
Procedurehandboek secretariaat
Boek: Interne communicatie
Training: Het optimaliseren van je secretariaat en Verbeter de performance van je secretariaat

Reageer op dit artikel