vraag & antwoord

Ik ben directiesecretaresse en moet zorgen voor een evenwichtige taakverdeling op het secretariaat. Hoe krijg ik zicht op ieders werkzaamheden?

Coördineren

Als je inzicht krijgt in de werkzaamheden kun je het secretariaat efficiënter laten werken en de functies van de medewerkers beter inrichten (reëler/eerlijker/beter), aangepast aan de wensen en kwaliteiten van de afzonderlijke medewerkers (dat is in hun voordeel). Het ligt eraan hoe je de boodschap brengt. Stel voorop dat dit informatie kan opleveren die in ieders […]

Als je inzicht krijgt in de werkzaamheden kun je het secretariaat efficiënter laten werken en de functies van de medewerkers beter inrichten (reëler/eerlijker/beter), aangepast aan de wensen en kwaliteiten van de afzonderlijke medewerkers (dat is in hun voordeel). Het ligt eraan hoe je de boodschap brengt. Stel voorop dat dit informatie kan opleveren die in ieders voordeel is: betere samenwerking, efficiënter secretariaat, loopbaanontwikkeling… Het secretariaat moet doorzichtig zijn om optimaal te functioneren.

Je kunt de medewerkers vragen elk twee weken lang een lijstje bij te houden waarop hun taken en verantwoordelijkheden (per dag/week) worden vermeld. Laat hen per taak opschrijven hoeveel tijd ermee gemoeid is. Dat kan bijvoorbeeld in een Excel-sheet, zodat jij de resultaten met elkaar kunt vergelijken. Je kunt alvast een opzet maken: rubriceer de hoofdtaken (bijv. vergaderen, corresponderen, telefoneren) en vermeld daaronder alle subtaken. Het boek ‘Een functie met inhoud’ dat je in de Management Support Shop kunt bestellen zet alle werkzaamheden op een rij. Je kunt de medewerkers ook vragen aan te geven wat zij graag en niet graag doen, waar zij goed en slecht in zijn. De taken moeten ook binnen iemands vaardigheden en wensen passen, daarover kun je individuele gesprekken voeren.

Reageer op dit artikel