vraag & antwoord

Ik ben sinds kort leidinggevende van een vakgroep secretaressen. Wat wordt er van een vakgroepleider verwacht?

Coördineren

De leidinggevende van het secretariaat is onder meer (eind)verantwoordelijk voor: het definiëren van doelen het verloop van de processen het bedenken, initiëren en uit(laten)voeren van verbeteringsplannen het maken en het verloop van planningen het omschrijven en het verloop van werkzaamheden de kwaliteit van de ondersteunende diensten en eventuele projecten die de medewerkers van het secretariaat […]

De leidinggevende van het secretariaat is onder meer (eind)verantwoordelijk voor:

  • het definiëren van doelen
  • het verloop van de processen
  • het bedenken, initiëren en uit(laten)voeren van verbeteringsplannen
  • het maken en het verloop van planningen
  • het omschrijven en het verloop van werkzaamheden
  • de kwaliteit van de ondersteunende diensten en eventuele projecten die de medewerkers van het secretariaat leveren

Je hebt voor een groot deel een coördinerende rol. Je zult goed op de hoogte moeten zijn van wat van jullie verwacht wordt vanuit de organisatie en het management, daarvoor zul je afspraken met het management moeten maken. Met het MT kun je de doelen vaststellen die de secretariële afdelingen moeten behalen.
Je bent ook verantwoordelijk voor het functioneren van de medewerkers. Daarom zul je hen volledig en duidelijk moeten instrueren, en regelmatig met hen moeten communiceren (over hun persoonlijk functioneren, over wat er van hun individueel wordt verwacht, en wat er van het secretariaat als geheel wordt verwacht).
Bij leidinggeven komt veel kijken (denk o.a. aan managementvaardigheden, communicatie, doelen stellen, instructies schrijven, feedback geven, conflictoplossing, etc.).

Er zijn wel veel boeken op de markt die over leidinggeven gaan. Je kunt ze vinden bij:

Met dank aan Mariëlle van den Broek, Ventus Office Management.

Reageer op dit artikel