Breng eerst in kaart hoeveel tijd (uren per week) de iedereen aan zijn taken besteedt. Vraag hun een week lang een lijstje bij te houden van alle werkzaamheden: hoeveel uur zijn ze bezig met beantwoorden van de telefoon, de post, opstellen van brieven, koffie rondbrengen, bezoek ontvangen, lunchpauze enzovoort. De functieomschrijvingen kan daarbij een handige leidraad