vraag & antwoord

Op ons secretariaat is te weinig werk voor drie en te veel voor twee personen. Hoe maak ik een werkverdeling om aan de directeur te presenteren?

Coördineren

Breng eerst in kaart hoeveel tijd (uren per week) de iedereen aan zijn taken besteedt. Vraag hun een week lang een lijstje bij te houden van alle werkzaamheden: hoeveel uur zijn ze bezig met beantwoorden van de telefoon, de post, opstellen van brieven, koffie rondbrengen, bezoek ontvangen, lunchpauze enzovoort. De functieomschrijvingen kan daarbij een handige leidraad […]

Breng eerst in kaart hoeveel tijd (uren per week) de iedereen aan zijn taken besteedt. Vraag hun een week lang een lijstje bij te houden van alle werkzaamheden: hoeveel uur zijn ze bezig met beantwoorden van de telefoon, de post, opstellen van brieven, koffie rondbrengen, bezoek ontvangen, lunchpauze enzovoort. De functieomschrijvingen kan daarbij een handige leidraad zijn. Houd zelf ook zo’n lijstje bij.

Op basis van de geïnventariseerde uren kun je:
1. makkelijker bepalen of er te weinig of te veel werk is;
2. bepalen of het mogelijk is de geïnventariseerde taken tussen twee of drie personen te verdelen;
3. de directie duidelijk onderbouwd de stand van zaken geven;
4. met een voorstel komen om dit op te lossen.

Met dank aan Ventus Office Management: www.ventus.nl.

Reageer op dit artikel