vraag & antwoord

Samen met een collega werk ik aan een project. Doen we dingen gezamenlijk of hebben we elk onze actiepunten?

Coördineren

Ga met de manager en projectmedewerkers om de tafel zitten en vraag hen wat zij van jullie verwachten tijdens dit project qua werkzaamheden en activiteiten. Neem hierbij ook de verantwoordelijkheden en bevoegdheden mee: wat moeten jullie echt doen en wat mogen jullie doen zonder toestemming te vragen? Maak daarvan een matrix en zorg ervoor dat […]

Ga met de manager en projectmedewerkers om de tafel zitten en vraag hen wat zij van jullie verwachten tijdens dit project qua werkzaamheden en activiteiten. Neem hierbij ook de verantwoordelijkheden en bevoegdheden mee: wat moeten jullie echt doen en wat mogen jullie doen zonder toestemming te vragen?
Maak daarvan een matrix en zorg ervoor dat die werkzaamheden worden uitgevoerd. Maak het plan inzichtelijk (bijvoorbeeld met behulp van projectmanagement-software), zodat iedereen binnen het project weten wat jullie doen en wat zij kunnen verwachten. Dit voorkomt onduidelijkheid in de loop van het project en dus miscommunicatie.

Dan volgt de werkverdeling tussen jou en je collega. Ervan uitgaande dat jullie beiden fulltime werken, is er een prima werkverdeling te maken. Zorg ervoor dat jullie van elkaar weten wat de voortgang is. Wanneer er vragen zijn, kunnen jullie die beiden beantwoorden (denk hierbij aan afwezigheid in verband met verlof, ziekte of vergadering).
Zaken als agenda en mail zijn gezamenlijk op te pakken. Jullie moeten allebei op de hoogte zijn van de ontwikkelingen. De agenda en mail helpen daarbij. Maak wel goede afspraken: wanneer iets moet veranderen in de agenda, doe dit meteen, zodat je collega de laatste stand van zaken heeft wanneer zij de agenda opent.  Wanneer een van jullie een e-mail gelezen heeft en die oppakt, laat het dan gemarkeerd staan als ‘gelezen’. Wanneer je iets ter kennisgeving aanneemt, markeer dit bericht dan als ongelezen, zodat je collega dit ook ziet als een nieuw bericht.
Houd elkaar op de hoogte. Neem bijvoorbeeld ‘s ochtend de dag door om te checken of alles nog loopt zoals het moet lopen.

Met dank aan Christa van Veldhuijzen, adviseur Twynstra Gudde.

Reageer op dit artikel