blog

De notulist van nu en in de toekomst

Digitaal werken

Er is al veel geschreven over de veranderende rol van directie- en managementondersteuners. Sommigen denken dat de functie helemaal zal verdwijnen. Hoe zit het met de rol van de notulist? Directiesecretaresse Hiltje Begieneman, die al heel wat notulen maakte, deelt haar verwachtingen.

De notulist van nu en in de toekomst

Actie- en besluitenlijst

In de traditionele taak van notuleren zie ik een duidelijke verschuiving. De nieuwe generatie managers vergadert anders, staand bijvoorbeeld, waardoor de vergadering bij voorbaat al korter duurt. In de regel volstaat dan een actie- en besluitenlijst. Heel efficiënt en productief.

De notulist neemt actief deel aan de vergadering

De notulist van nu is niet enkel toehoorder, maar neemt actief deel aan de vergadering. De huidige managementondersteuner is in staat om ook inhoudelijk mee te praten en te discussiëren.

Papierloos vergaderen

Automatisering speelt een belangrijke rol in de verandering van de taken van de notulist. Denk alleen al aan papierloos vergaderen; wat een geweldige stap voorwaarts, zeker in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Je deelt documenten online en actiepunten komen direct op de takenlijst van de betreffende medewerker. Diverse tools en vergaderapps maken het notuleren niet alleen makkelijker maar ook leuker.
Een mooi voorbeeld zie ik bij gemeenten; zij vergaderen grotendeels al papierloos. Het kopiëren van stapels documenten is daarmee verleden tijd. De gemeenteraadsvergaderingen worden opgenomen en zijn live te volgen. Een compilatie van alle beleidsvoorstellen staat op de site van de gemeente.

Vergadering goed voorbereiden

Voorwaarde voor de hiervoor genoemde manier van vergaderen is wel dat alle beleidsstukken goed worden voorbereid. En dat het doel van het agendapunt helder is (besluitvorming, informatieoverdracht, probleemoplossing en meningsvorming). Zeker bij besluitvorming is het cruciaal dat duidelijk is waarover een besluit wordt genomen. De vergaderstukken vormen waardevolle input om (indien nodig) te achterhalen hoe een besluit tot stand is gekomen. De documenten staan in de cloud opgeslagen.

Corporate governance

Toch blijft de traditionele rol van de notulist terugkomen. Want niet alle vergaderingen lenen zich ervoor om achter een statafel de actie- en besluitenlijst door te nemen. Denk alleen al aan de (jaarlijkse) vergadering met de aandeelhouders, de raad van commissarissen of de raad van toezicht. Veelal is in de corporate governance van de organisatie vastgelegd hoe vaak de raden bijeen moeten komen. Deze vergaderingen hebben een duidelijke functie.
Ook in de Eerste en Tweede Kamer of bij de SER zie ik het voorlopig niet gebeuren dat vergaderingen komen te vervallen. En wat te denken van cao-onderhandelingen of vergaderingen tussen directie en ondernemingsraad (overlegvergadering); daar heb je met tegengestelde belangen te maken. De rol van notulist is om een objectief verslag te maken dat aan alle partijen recht doet.

Breder, ander takenpakket

Directiesecretaresse Hiltje Begieneman over de notulist van nu en in de toekomst

Hiltje Begieneman

Betekent dit dat de traditionele notulist helemaal verdwijnt? Niet helemaal, maar de rol verandert wel. Verdergaande automatisering neemt ongetwijfeld taken van de notulist over. Dit zorgt er alleen maar voor dat wij ons nog meer kunnen ontwikkelen in onze rol en dat er ruimte ontstaat voor specialisatie of juist een breder, ander takenpakket.

Ik zie de toekomst met vertrouwen tegemoet!

Hiltje Begieneman (HB Management Support) is freelance directiesecretaresse en geeft notuleertrainingen.

Reageer op dit artikel