checklist

Efficiënt e-mailen: baas in eigen inbox

Digitaal werken

10 tips voor efficiënt e-mailen

Raak niet gestrest door de bulk aan informatie die je ongetwijfeld elke dag weer aantreft in je e-mailprogramma. Volg onderstaande regels en word baas in eigen inbox!

  1. Houd je bezig met belangrijke berichten die toegevoegde waarde hebben voor het uitvoeren van je functie.
    Het is zonde van je tijd om berichten te behandelen die niet in verband staan met je taken.
  2. Stel niet uit.
    Bekijk je e-mails systematisch en handel ze in één keer af.
  3. Archiveer de berichten of verwijder ze nadat je ze hebt afgehandeld.
    Anders blíjf je zoeken en zoeken kost tijd.
  4. Beantwoord berichten en behandel vragen alléén als ze bij jou horen.
    Alles wat niet tot jouw takenpakket behoort, sluis je door naar iemand anders. Ga dus niet andermans werk doen.
  5. Zoek zo mogelijk een rustige omgeving op.
    Zo kun je je makkelijker concentreren en maak je de kans op fouten zo klein mogelijk, zeker als je ingewikkelde berichten moet afhandelen.
  6. Bewaar niet te veel berichten en leeswerk.
    Hoogstwaarschijnlijk heb je toch geen tijd om oude leespost door te nemen. Daarbij: deze berichten verouderen al snel, dus het is zonde van je tijd.
  7. Pak eens wat vaker de telefoon of loop eens langs in plaats van een e-mail te sturen.
    Is meestal nog sneller ook.
  8. Wees altijd volledig in de vragen die je stelt in e-mail en in de antwoorden die je geeft via e-mail.
    Anders verspil je niet alleen je eigen tijd, maar ook die van de ontvanger.
  9. Haal alles uit je e-mailprogramma zodat je optimaal met je pc kunt werken.
    Dat scheelt veel tijd en jij hoeft minder hard te werken.
  10. Neem een actieve houding aan.
    Heb de overtuiging dat je zelf aan de basis staat van verandering.

Tijd voor e-mailbeleid
Is het archiveren van e-mail goed geregeld?
E-mailregels
Zo maak je een e-mail en e-zine
Klantvriendelijk e-mailen
Boek: Digitale nieuwsbrieven
Training: Manage je mailbox in Outlook

Reageer op dit artikel