checklist

Werkorganisatie: je eigen systeem

Digitaal werken

Hoe organiseer je je mappenstructuur, zowel digitaal als op papier?

– Gebruik bakjes of mappen voor papieren, bijvoorbeeld: in, afwachten, uit. (Of: lezen, kopie, formulieren enzovoort). Label deze bakken en mappen ook.

– Onder de inbox van je e-mailprogramma kun je folders maken. Bijvoorbeeld 1. actie, 2. voorlopig bewaren, 3. wachten op reactie. (Of: 4. cc, 5. lezen.) Ook kun je je eigen archiefmappen maken, gekoppeld aan je kerntaken.

– Werk je in een team? Dan kun je een gezamenlijke inbox overwegen waarbij de assistent of stagiaire de nieuw binnengekomen e-mail selecteert. In dat geval zou je ook een indeling kunnen overwegen als: 1. eigen actie, 2. actie assistent, 3. voorlopig bewaren, 4. wachten op reactie, 5. cc, 6. lezen. Daarnaast kun je nog je eigen folders koppelen aan de kerntaken. Leg je agenda en/of actielijst op het bureau of houd de agenda op de pc stand by. Richt je archief in rondom je kerntaken. Dit geldt zowel voor het papieren werkarchief, als het referentiearchief als voor je archivering op de pc; je e-mail en verkenner.

– Bij het papieren archief kun je gebruik maken van gekleurde (hang)mappen voor specifieke onderwerpen, gekleurde etiketten, codes, alfabet, nummers. Rood staat bijvoorbeeld voor Interne Communicatie.

– Schoon regelmatig de archieven op, ook de digitale archieven. Maak een scheiding tussen werk- en referentiearchief; tussen doen en bewaren.

Handig is ook als je precies weet wie welke informatie bewaart. Maak ook gebruik van intranet als dat kan of andere gemeenschappelijke mappen.

Reageer op dit artikel