checklist

Je inbox: schoonmaken en schoonhouden!

Digitaal werken

Tips om het overzicht in je inbox te bewaren

Maak enkele mappen aan en geef ze een nummer, zodat ze onder elkaar komen en niet op alfabetische volgorde. Dit is bijvoorbeeld je werkarchief:
– Nog afhandelen
– Nog lezen
– In afwachting
– Privé
– Lopende projecten

Berichten lezen en archiveren

– Bepaal direct de status als je een bericht opent.
– Als je het bericht meteen kunt afhandelen, doe dit dan.
– Wis elk bericht dat afgehandeld is als er geen reden is om het te bewaren.
– Als je de mail wel wilt bewaren, sleep deze dan naar de map waar hij hoort.
– Als je niets met de mail kunt doen, sleep deze dan naar de map Afhandelen of sleep ‘m naar je takenlijst.
– Maak onderwerpmappen in je mappenlijst zodat je een plek hebt om je correspondentie over bepaalde onderwerpen te archiveren.
– Sla grote bestanden op de server op.

Berichten verwijderen

– Verwijder regelmatig je Deleted items. Je kunt instellen dat dit automatisch gebeurt, bijvoorbeeld altijd na afsluiten van je pc.
– Verwijder ook je Sent items. Selecteer alleen díe berichten die je wilt bewaren en stop ze in de map waar ze horen. Zo heb je alle in- en uitgaande correspondentie over één onderwerp bij elkaar.
– Wis ook elk bericht waar je niets mee hoeft te doen en ook niet hoeft te bewaren. Hoort deze mail bij iemand anders? Stuur hem dan door met een kopie aan de afzender.

Tijd winnen

– Kijk twee of drie keer per dag in je inbox en reserveer dan tijd om de post af te handelen. Doe dit op vaste tijdstippen.
– Stel Wizard-regels in zodat sommige items al naar de juiste mappen gaan.
– Beperk het aantal verzendlijsten; dit beperkt het aantal nieuwsbrieven dat je ontvangt.
– Stuur geen zinloze cc’tjes meer en vraag je collega’s of ze jou ook geen cc’tjes meer willen sturen, behalve over onderwerpen die jou aangaan.
– Neem na vakanties de tijd om je inbox goed onder handen te nemen.

Efficiënt e-mailen: baas in eigen inbox
Tijd voor e-mailbeleid
E-mailregels
Boek: Secretaresse als informatiemanager
Training: Manage je mailbox in Outlook

Reageer op dit artikel