checklist

E-mailprotocol opstellen

Digitaal werken

Wat is handig om erin te zetten?

Als je het druk hebt met het managen van alle mailtjes die binnenkomen, die je moet versturen en archiveren, kan het helpen om duidelijke afspraken te maken met je collega’s, met andere woorden: een protocol op te stellen. Hieronder volgen enkele tips om e-mail in overleg met je collega’s efficiënter te gebruiken. Zo worden documenten niet meer op verschillende plekken opgeslagen.

Standaard e-mailadres voor ontvangen van mail

Laat een speciaal adres aanmaken voor het secretariaat, bijvoorbeeld info@bedrijf.nl of secretariaat@bedrijf.nl. Zorg voor een taakverdeling, dan heb je afspraken wie wanneer deze inbox zal behandelen.

Registreren van e-mail

Spreek onderling af of je e-mail gaat registreren. Houd dan hiermee rekening:
– Welk doel heb je met het registreren van e-mail?
– Registreer je alle e-mail of maak je specifieke keuzes?
– De registratie verliest z’n waarde als één mail niet wordt geregistreerd; dan is de administratie immers onvolledig.

Reactietijd op e-mail

Spreek af wat de reactietijd is op e-mail. Een reactie hoeft niet te betekenen dat de mail is afgerond; je kunt ook afspreken dat binnen één dag de ontvangst van de mail wordt bevestigd en dat er meteen een tijdsindicatie wordt gegeven van de benodigde behandeltijd.

Notulen: reserveer een plek op de centrale schijf

En zend ze niet mee met een e-mail. Zo voorkom je dat de bijlage op meerdere plekken tegelijk wordt opgeslagen in plaats van op één centrale.

Bewaarniveaus

Spreek bewaarniveaus af: wie bewaart welke documenten en hoe snel moeten de documenten beschikbaar zijn als erom wordt gevraagd?

E-mailarchiveren
Drie manieren om e-mail op te slaan
Outlook-tip: cc’s in een andere kleur
Boek: Secretaresse als informatiemanager
Training: De secretaresse als gatekeeper

Reageer op dit artikel