checklist

E-mailbehandeling: afspraken binnen een organisatie

Digitaal werken

Met het toenemen van het e-mailgebruik worden steeds meer documenten en mails dubbel opgeslagen in een organisatie door onder andere cc’s en doorsturen.

In onderstaande lijst vind je allerlei tips, handreikingen en voorbeelden van hoe je e-mail in overleg met je collega’s efficiënter kunt gebruiken.

Standaard e-mailadres
Stel een standaard e-mailadres in voor ontvangen van e-mail (voor de organisatie en of voor afdelingen). Bijvoorbeeld: info@avk.nl of secretariaat@avk.nl. Door daarnaast een taakverdeling te maken, hoef je niet elke dag zelf deze inbox te lezen, maar kun je afspreken wie op welke tijdstippen deze mail zal behandelen.

Registratie e-mail
Beslis onderling of je e-mail gaat registreren. Neem de beslissing niet te licht, houd rekening met de volgende punten en afwegingen: 

  • Welk doel dient het registreren van de e-mail?
  • Moeten we dan alle e-mail registreren of alleen e-mail naar een bepaald e-mailadres of een groep e-mailadressen of met een bepaald onderwerp?
  • Een registratie waarin alleen de ontvangst van de documenten staat beschreven verliest onmiddellijk zijn waarde als één binnengekomen stuk niet wordt geregistreerd. Een onvolledige registratie is immers niet meer betrouwbaar. 

Maximale reactietijd
Spreek af wat de vaste maximale reactietijd is op een e-mail. Vijf dagen is een betrekkelijk gebruikelijk maximum. Een reactie hoeft niet definitief te betekenen dat de mail is afgerond. Zo kun je ook afspreken dat er binnen één dag de ontvangst van het bericht wordt bevestigd waarbij je in de ontvangstbevestiging een indicatie opneemt van de benodigde behandeltijd.

Stukken niet als bijlage meesturen
Stuur notulen van interne vergaderingen niet als bijlage per mail, maar sla deze op in een map op het netwerk waar al je collega’s bij kunnen en stuur per mail alleen een notificatie dat de notulen gereed staan op de netwerkschrijf (met daarbij natuurlijk een verwijzing naar het bestand op het netwerk). Zo voorkom je dat het bestand in meerdere mappen op de server wordt opgeslagen.

Bewaarniveaus
Spreek bewaarniveaus af. Dit principe zorgt er ook voor dat bestanden slechts eenmaal opgeslagen worden. Als voorbeeld: jij bent de directiesecretaresse in de organisatie en zorgt voor de verslaglegging van de MT-vergaderingen. Door met de overige secretaresses van de MT-leden af te spreken dat jij het bewaarniveau bent voor alle MT-verslagen, voorkom je dat elke secretaresse het document ook gaat opslaan. Zij kunnen het document immers altijd bij jou opvragen. Bij het maken van afspraken over bewaarniveaus spreek je dus af: 

  • Wie welke soort documenten bewaart.
  • Hoe snel de documenten beschikbaar zijn wanneer erom gevraagd wordt. 

E-mailarchivering
Klantvriendelijk e-mailen
Houd je mail in de hand
Boek: Secretaresse als informatiemanager

Reageer op dit artikel